Como outras instituições, as bibliotecas são metodicamente organizadas para eficiência e atendimento ao cliente. Dependendo do tamanho da coleção e do orçamento, a estrutura organizacional de uma biblioteca será liderada por um único diretor ou um diretor e alguns diretores assistentes. Esses profissionais de biblioteconomia, normalmente titulares de funções, supervisionam uma linha de gerentes departamentais – alguns responsáveis por uma determinada coleção ou função de pesquisa, outros dedicados a mais tarefas administrativas. Todos os outros funcionários da biblioteca ficam sob a supervisão desses gerentes intermediários.
Um diretor é tecnicamente o topo da estrutura organizacional de uma biblioteca, mesmo que seja habitual que ele responda a um conselho de curadores da biblioteca. Os membros deste órgão são freqüentemente nomeados pelos comissários eleitos do condado ou em algumas comunidades pelos eleitores. Para bibliotecas vinculadas a instituições de ensino, o conselho diretor da escola nomeará administradores da biblioteca para termos especificados. Os antecedentes desses curadores podem variar amplamente, desde líderes empresariais, advogados e futuros políticos a cidadãos aposentados, apoiadores obstinados da biblioteca e líderes educacionais.
O conselho geralmente supervisiona o orçamento, mas é o diretor que supervisiona os gastos diários desse dinheiro para promover a missão da biblioteca. Imediatamente sob o diretor e qualquer diretor assistente que a biblioteca possa pagar, há um grupo de gerentes. Alguns são responsáveis pelo pessoal e pelos orçamentos de aquisição dedicados a determinadas coleções – como os departamentos de Não Ficção, Clássicos ou Referência ou determinadas funções – como Programas para Jovens ou Educação de Adultos. Um gerente de operações pode executar um departamento de sub-gerentes executando tarefas como contabilidade, marketing e tecnologia da informação (TI).
É provável que grandes bibliotecas com coleções extensas e financiamento generoso tenham mais gerentes com funções mais especializadas. Uma pequena biblioteca municipal pode ter apenas um diretor e um punhado de voluntários que dividem os vários deveres da biblioteca da maneira que funcionar melhor. Outros deveres ou departamentos para os quais um gerente geralmente é designado em bibliotecas maiores incluem: circulação, Web, serviços de extensão de bibliotecas, supervisão de filiais, crianças, idosos, comunidade, pesquisa e atividades extracurriculares.
Em todas as bibliotecas, exceto as menores, com principalmente funcionários voluntários, os líderes departamentais estão posicionados na estrutura organizacional de uma biblioteca para supervisionar bibliotecários iniciantes, funcionários estudantis e funcionários voluntários. Um gerente de circulação pode supervisionar um pequeno exército de estudantes ou voluntários da biblioteca, cada um com a responsabilidade de manter-se organizado e atualizado sobre uma parte específica da coleção. Por exemplo, na estrutura organizacional de uma biblioteca do tamanho da Universidade de Chicago, um gerente de coleções supervisiona funcionários responsáveis por Ficção, Não ficção, História, etc. Uma biblioteca de meios menores, é claro, pode ter um gerente de coleções responsável por cada uma das aquisições da biblioteca.
Inteligente de ativos.