O custo de ocupação é a despesa associada à ocupação de um local, como uma fábrica, escritório ou espaço de varejo. Pode ser um contribuinte significativo para as despesas operacionais gerais e é importante considerar esse fator nas avaliações da situação financeira de uma empresa. As empresas também pensam nessa questão quando se preparam para mudar ou abrir um novo local, pois desejam ter certeza de que o custo de ocupação não exceda a receita projetada ou deixe a empresa vulnerável a problemas de fluxo de caixa no futuro. Uma ferramenta chamada taxa de custo de ocupação pode ser usada para ajudar uma empresa a calcular uma quantia razoável de dinheiro para gastar nessas despesas comerciais.
O pagamento do aluguel ou hipoteca é um contribuinte importante para o custo de ocupação, junto com os impostos sobre a propriedade, seguro e taxas que podem ser exigidas para operar em um determinado complexo ou área. Além disso, uma empresa pode ter custos de ajuste associados à instalação de equipamentos e suprimentos. O marketing para atrair pessoas para um local pode ser uma consideração para o custo de ocupação no varejo, já que a empresa deseja conscientizar as pessoas de que a loja existe. Se a loja fica em uma área remota, mais dinheiro precisa ser gasto em marketing para atrair clientes.
Alguns custos são fixos, enquanto outros podem ser mais flexíveis. As utilidades podem mudar de mês para mês, assim como despesas periódicas, como o pagamento de um paisagista ou serviços de decoração de comissionamento. Algumas lojas podem decorar para feriados, por exemplo, caso em que isso faz parte do custo de ocupação porque as decorações são utilizadas para tornar o espaço mais atraente para os clientes. Todos esses custos podem ser somados para determinar quanto dinheiro uma empresa gasta, ou espera gastar, em um determinado local.
Para encontrar a taxa de custo de ocupação, esse número pode ser dividido pelas vendas. Índices elevados podem indicar que uma empresa pode estar em risco de problemas de fluxo de caixa no futuro, porque o dinheiro gerado pelas vendas se aproxima muito das despesas de manter uma instalação em funcionamento. Índices mais baixos mostram que a empresa está gastando uma fração menor de suas vendas com ocupação e, portanto, tem dinheiro disponível para administrar outras despesas de negócios. Além disso, a empresa pode investir em desenvolvimento e em outras atividades para crescer com o tempo.
Os relatórios financeiros internos podem discutir o custo de ocupação e maneiras de controlá-lo, se houver preocupações com as despesas da empresa. Também pode ser um assunto de interesse quando uma empresa solicita empréstimos, pois as instituições financeiras desejam uma garantia de que a empresa pode arcar com o custo do serviço da dívida. Os relatórios anuais e divulgações financeiras semelhantes também contêm essas informações, para o benefício dos investidores que desejam obter mais informações sobre as despesas operacionais da empresa.