Le principali differenze tra una fattura e una ricevuta derivano dal momento in cui ogni tipo di documento viene fornito durante il processo di acquisto e dallo scopo di ciascun documento. Una fattura viene solitamente emessa dal venditore di un prodotto o servizio alla persona o all’azienda che acquista l’articolo, di solito una volta che l’articolo è stato trasferito ma prima che venga pagato. D’altra parte, una ricevuta viene rilasciata dal venditore all’acquirente dopo che l’oggetto è stato pagato. Sebbene entrambi questi documenti siano emessi dal venditore, la fattura è una richiesta di pagamento mentre la ricevuta è una registrazione del pagamento.
Una fattura e una ricevuta sono in genere emesse dal venditore di un prodotto o di un servizio all’acquirente di quell’articolo, sebbene ogni documento sia destinato a uno scopo diverso. Le fatture vengono utilizzate come mezzo per documentare prodotti o servizi forniti da un venditore all’acquirente e quindi richiedere il pagamento per quell’articolo. Questo viene solitamente emesso al momento della consegna dell’articolo ordinato, sebbene sia possibile emettere una fattura anche dopo che è stato effettuato un ordine ma prima della consegna.
La ricevuta viene emessa dal venditore all’acquirente di un articolo dopo che è stato effettuato il pagamento per tale articolo. Funge effettivamente da prova di acquisto per l’acquirente, in modo che possa dimostrare che un prodotto o un servizio è stato acquistato legittimamente. Questo può essere utilizzato anche da un acquirente per tenere traccia dei pagamenti ricevuti per vari articoli. Sia una fattura che una ricevuta possono essere utilizzate come parte di un ciclo di acquisto, per aiutare l’acquirente e il venditore a tenere traccia di dove si trovano in quel ciclo.
Questa differenza nel caso in cui una fattura e una ricevuta vengano emesse entro la linea temporale del processo di acquisto è degna di nota. L’importanza di una fattura si basa sull’uso delle fatture per documentare le vendite prima del pagamento, consentendo ai venditori di tenere traccia dei prodotti in uscita e indicando agli acquirenti quali prodotti o servizi stanno ricevendo. Questo è importante per tenere traccia correttamente dell’inventario su entrambi i lati del processo di acquisto e per consentire agli acquirenti di tenere traccia dei pagamenti in sospeso. Le ricevute, d’altra parte, consentono agli acquirenti di tenere traccia dei pagamenti effettuati e rendono più facile per i venditori tenere traccia di quali fatture sono state pagate e quali sono ancora in sospeso.
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