Esistono numerose differenze tra una segreteria telefonica e la posta vocale, sebbene entrambi i sistemi siano progettati per eseguire la stessa attività di base. Una segreteria telefonica è in genere un dispositivo fisico che registra i messaggi, come parte di un telefono esistente o come unità separata. La posta vocale, d’altra parte, è un servizio che consente a qualcuno di registrare i messaggi su un server o sistema separato, dal quale l’utente può quindi accedere ai propri messaggi da una posizione remota. Sebbene progettati per raggiungere lo stesso obiettivo, una segreteria telefonica e una casella vocale differiscono nel modo in cui una persona accede ai messaggi, dove sono archiviati i messaggi e come possono essere raggiunti dai chiamanti in arrivo.
Una delle principali differenze tra una segreteria telefonica e la casella vocale è il modo in cui una persona è in grado di accedere ai messaggi salvati. Poiché una segreteria telefonica è un dispositivo fisico generalmente situato con un telefono, di solito qualcuno può premere un pulsante sul dispositivo per ascoltare i messaggi. Questo tipo di macchina è potenzialmente accessibile anche tramite linea telefonica remota, anche se questo dipende dal modello di segreteria telefonica. La casella vocale, d’altra parte, è generalmente accessibile tramite telefoni e computer poiché si tratta di un sistema remoto, che consente a qualcuno di ascoltare più facilmente i propri messaggi da qualsiasi luogo.
Questa differenza nel modo in cui si accede ai due metodi di archiviazione si basa in gran parte sul modo in cui i messaggi vengono archiviati in questi sistemi. Con una segreteria telefonica, un messaggio viene registrato e memorizzato all’interno del dispositivo fisico stesso. La posta vocale, tuttavia, fornisce un servizio mediante il quale un chiamante viene trasferito a un sistema separato in cui i messaggi vengono ricevuti e registrati. Ciò significa che è possibile accedere ai messaggi registrati direttamente da una segreteria telefonica, mentre qualcuno deve accedere a un sistema esterno per ascoltare i messaggi di posta vocale. Sebbene una tale differenza tra una segreteria telefonica e un messaggio vocale possa essere trascurabile per alcune persone, può sollevare preoccupazioni per altri in merito alla sicurezza dei messaggi in un sistema di posta vocale.
Lo scopo di una segreteria telefonica e di un messaggio vocale è quello di consentire a chi sta chiamando di lasciare un messaggio quando nessuno risponde al telefono. Con una segreteria telefonica, finché nessuno è sulla linea telefonica e nessuno risponde, la chiamata viene indirizzata alla macchina, che registra quindi un messaggio dal chiamante. La maggior parte delle segreterie telefoniche, tuttavia, non è in grado di registrare un messaggio da un chiamante se qualcuno è al telefono e non è in grado di rispondere alla chiamata in arrivo. I sistemi di posta vocale, tuttavia, in genere trasferiscono la chiamata in arrivo al server di posta vocale, consentendo ai chiamanti di lasciare un messaggio anche quando il destinatario è già al telefono quando arriva la seconda chiamata.