Le comunicazioni aziendali assumono la forma di comunicazione interna o esterna. Le comunicazioni interne avvengono tra colleghi o dirigenti e personale, mentre le comunicazioni esterne avvengono tra l’azienda e i suoi clienti, fornitori e media. Esistono diversi modelli di comunicazione aziendale, basati su teorie presentate da esperti di comunicazione nel corso degli anni. Questi includono il modello Shannon e Weaver, il modello Lasswell di Newcomb e il modello dei cinque sensi di Berlo.
Shannon e Weaver hanno ideato uno dei modelli più comuni di comunicazione aziendale, che risale al 1948 quando Claude Elwood Shannon e Warren Weaver hanno scritto un libro sull’approccio matematico alla comunicazione. Il modello si basa sul presupposto che siano necessari otto elementi chiave per consentire la comunicazione. Questi includono l’origine del messaggio, la codifica o il formato del messaggio, il messaggio stesso e il canale attraverso il quale il messaggio viene trasmesso. Potrebbero essere presenti disturbi o interferenze che possono distorcere il messaggio prima o quando raggiunge il destinatario o la persona a cui è destinato. Il destinatario quindi tenta la decodifica del messaggio e, una volta fornito il feedback, il loop viene chiuso e si è verificata la comunicazione.
Uno dei modelli più semplici di comunicazione aziendale è stato identificato dal politologo Harold Lasswell negli anni ’40 ed è ampiamente adottato nel mondo degli affari. Il modello descrive un processo costituito da quattro componenti, che sono l’altoparlante, il soggetto, l’ascoltatore e il canale. La teoria di Lasswell era che, per avere una vera comunicazione, doveva produrre un effetto, e questo è riassunto nella frase ampiamente citata “Chi dice cosa in quale canale a chi con quale effetto”. Ciò è particolarmente rilevante nell’ambiente aziendale, in cui le istruzioni per il personale sono all’ordine del giorno e in cui le capacità di comunicazione svolgono un ruolo importante.
Il modello di comunicazione di Newcomb si concentra sullo scopo sociale della comunicazione e sul modo in cui sostiene le relazioni tra le persone. Mostra il messaggio come meno importante dell’interazione tra il mittente e il destinatario. Uno dei modelli più comuni di comunicazione aziendale, il modello di Newcomb è visto più nei metodi informali di comunicazione utilizzati nelle piccole imprese, piuttosto che nei discorsi aziendali trovati nelle grandi aziende.
Modelli più complessi di comunicazione aziendale includono la teoria presentata da David K Berlo, che tiene conto dell’importanza dei cinque sensi nel processo. Berlo credeva che il significato della comunicazione non fosse presente nel messaggio, ma nell’interpretazione del messaggio da parte del destinatario. L’interpretazione è influenzata dalla presenza dei cinque sensi, che aiutano il destinatario a identificare le sfumature del significato. Questo modello influenza le comunicazioni aziendali sottolineando la necessità di essere molto chiari sul messaggio e di utilizzare tecniche di comunicazione consolidate, al fine di evitare interpretazioni imprecise che potrebbero portare a costosi errori.