La comunicazione aziendale rappresenta qualsiasi informazione trasmessa da due o più parti. I metodi di comunicazione aziendale sono vasti, soprattutto con l’uso crescente della tecnologia. Diversi metodi di comunicazione aziendale includono forme interne ed esterne, con alcuni tipi che si mescolano tra questi due gruppi. Anche il processo di comunicazione fa parte di questi metodi poiché questi canali hanno diverse parti. Non tutti gli individui comunicano allo stesso modo; spesso è meglio per un individuo selezionare il canale più adatto ai propri punti di forza e creare messaggi efficaci per la parte ricevente.
I metodi interni di comunicazione aziendale spesso non mancano di tipi. i più comuni includono il faccia a faccia, le telefonate e i memo oltre a conferenze, riunioni o e-mail, tra gli altri. I fattori importanti che impongono una decisione tra questi tipi di comunicazione includono la natura del messaggio e la parte ricevente. Ad esempio, le conversazioni private su un argomento serio potrebbero non utilizzare l’e-mail come metodo di comunicazione; una telefonata o una riunione faccia a faccia possono essere le migliori. I messaggi relativi a grandi gruppi di dipendenti possono richiedere l’uso di una riunione o di altre conferenze di grandi dimensioni al fine di diffondere le informazioni in modo rapido.
La comunicazione esterna è in genere più formale in quanto i messaggi vanno dall’azienda a un individuo o azienda esterna. Pertanto, i metodi di comunicazione aziendale qui includono lettere e incontri formali, sebbene in alcuni casi possano esistere altre opzioni. Questi metodi consentono a un’azienda di informare correttamente gli stakeholder esterni su alcuni aspetti dell’azienda. La maggior parte delle aziende deve fare attenzione quando si utilizza la comunicazione esterna poiché potrebbero verificarsi conseguenze legali se un’azienda discute in modo improprio di processi aziendali sensibili. Scarsi metodi di comunicazione esterna possono anche creare confusione su determinate attività commerciali, il che può tradursi in una scarsa opinione dei consumatori.
Tutti i metodi di comunicazione aziendale passano attraverso il processo di comunicazione, che in genere prevede diversi passaggi. Questi passaggi iniziano con l’origine e la codifica e si spostano attraverso il canale per la decodifica e la ricezione, con ogni passaggio che coinvolge parte del messaggio comunicato. La sorgente, la codifica e il canale si riferiscono in genere all’individuo che invia il messaggio. Scrivere correttamente il messaggio per facilitare la comprensione e il canale utilizzato per recapitare il messaggio sono componenti molto importanti perché scelte sbagliate possono distorcere il messaggio. La decodifica e la ricezione si riferiscono alla parte che riceve il messaggio e al modo in cui il destinatario legge e comprende il messaggio inviato dalla fonte.