Probabilmente non sorprende che lavorare in una mailroom comporti l’elaborazione della posta. Per garantire il funzionamento regolare di una sala postale, tuttavia, soprattutto nel caso di grandi aziende, il lavoro dei dipendenti della sala postale deve essere suddiviso in una serie di lavori specifici. In genere, i lavori di mailroom possono essere suddivisi in due categorie principali: quelli relativi alla posta in arrivo e quelli relativi alla posta in uscita. La posta in arrivo di solito richiede l’ordinamento e la consegna, mentre la posta in uscita potrebbe dover essere raccolta, pesata, etichettata e programmata per il ritiro. Nelle mailroom che impiegano più impiegati, un individuo spesso funge da manager, delegando e supervisionando i diversi lavori di mailroom che devono essere completati ogni giorno.
I diversi lavori di mailroom coinvolti nell’elaborazione riuscita della posta di un’azienda ogni giorno possono essere suddivisi in due categorie principali: quelli relativi alla posta in arrivo e quelli relativi alla posta in uscita. La gestione della posta in arrivo di solito inizia con l’ordinamento. Nel caso di piccole aziende, la posta può essere immediatamente ordinata in base al destinatario, mentre nelle grandi aziende, le lettere e i pacchi in arrivo possono essere prima ordinati per dipartimento e quindi organizzati in base al destinatario. A seconda del volume della posta, questo processo di smistamento può essere eseguito manualmente o può essere completato con l’assistenza di apparecchiature automatizzate. Una volta che la posta in arrivo è stata ordinata, uno o più impiegati della sala postale possono consegnare la posta ai singoli destinatari o alle cassette postali dipartimentali.
Altri lavori di mailroom ruotano attorno alla gestione della posta in uscita. Gli articoli in uscita possono essere consegnati direttamente a una sala postale tramite un sistema di scivoli o possono essere ritirati da singoli mittenti o uffici dipartimentali o in uscita da impiegati della sala postale. Una volta arrivati ??nella posta, gli articoli in uscita potrebbero dover essere pesati ed etichettati con affrancatura o altre informazioni necessarie. Gli addetti alle mailroom potrebbero dover pianificare i ritiri per gli articoli che devono essere gestiti da società di consegna private. Gli articoli in uscita possono quindi essere collocati in cassette postali esterne, in un’area di ritiro designata o, nel caso di posta interna, reindirizzati al reparto o alla persona appropriata.
Nelle grandi mailroom che impiegano più impiegati, un individuo può fungere da supervisore, delegando e supervisionando i diversi lavori di mailroom che devono essere eseguiti ogni giorno. Ad esempio, un supervisore della posta può assegnare compiti di smistamento a un dipendente, servizi di consegna e di ritiro dipartimentali a un altro e compiti di pesatura ed etichettatura a un altro ancora. Il supervisore può anche essere responsabile dell’esecuzione di lavori di mailroom di livello superiore, come la gestione dei conti delle società di consegna private e l’ordinazione di forniture postali.