I libri mastri semplici vengono utilizzati nelle aziende per tenere traccia e documentare i flussi in entrata e in uscita di denaro contante. La contabilità generale separa i saldi dei conti dell’attivo e del passivo in debiti e crediti. I registri secondari dettagliano le transazioni che influiscono direttamente sul saldo del conto, ad esempio i crediti. I libri mastri sono talvolta indicati come conti t, poiché tutte le transazioni che influenzano i saldi a debito devono bilanciare o eguagliare le transazioni che influenzano i saldi a credito.
Contabili e contabili documentano le spese di un’azienda e i pagamenti che riceve attraverso una serie di scritture contabili. Ad esempio, se una società acquista l’inventario a credito, verrà effettuata una registrazione in addebito per l’importo dell’acquisto dell’inventario. Verrà effettuato un accredito corrispondente per lo stesso importo che indica che è dovuto un saldo su una fattura o una linea di credito. Questi importi vengono eventualmente utilizzati per calcolare il saldo finale di un conto, che può quindi essere trasferito su uno dei tipi di libri mastri semplici.
Il termine t-account viene utilizzato per descrivere il processo di smistamento delle transazioni di debito e credito. Il nome deriva da come sono rappresentate le transazioni: su carta è tracciata una linea che ricorda la lettera “t”, con gli importi a debito registrati a destra e gli importi a credito registrati a sinistra. Ogni transazione contiene sia un debito che un credito a un sub-libro mastro. Ad esempio, un pagamento effettuato su una fattura comporterebbe un addebito o una diminuzione sul conto cassa e un credito o un aumento sul conto fornitori.
Per i gruppi di transazioni correlati tra loro, viene creato un sub-libro mastro. I sotto-libri contabili sono un modo per semplificare il bilancio di un’azienda. Esse riflettono se il saldo di un conto è aumentato o diminuito durante un periodo contabile, che in genere può durare tre mesi, sei mesi o un anno. Ad esempio, nel caso di conti attivi, l’importo del saldo può riflettere se una società ha problemi a riscuotere il denaro dovuto sulle scorte già vendute.
I saldi finali dei registri secondari vengono trasferiti ai libri mastri generali. Questi tipi di libri mastri semplici sono un riepilogo delle origini dell’intero saldo di debito e credito di un’azienda. La contabilità generale non fornisce dettagli sui saldi dei conti. Ad esempio, il conto “vendite” verrà elencato come un unico saldo ed è il totale di tutte le vendite generate dall’azienda per quel periodo contabile.
I libri mastri generali sono anche noti come “voce finale”. I semplici libri mastri contengono i valori che verranno utilizzati per creare lo stato patrimoniale, il conto economico e il rendiconto finanziario di una società. Un’attenta tenuta dei registri in semplici libri mastri può essere particolarmente utile quando arriva il momento di costruire un bilancio, poiché le attività di una società devono essere uguali alle sue passività più il patrimonio netto.
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