La maggior parte della tecnologia di videoconferenza può essere organizzata in diversi tipi di hardware necessari per la videoconferenza e software utilizzato per stabilire una connessione tra i partecipanti. L’hardware standard inizia con le apparecchiature audio e video necessarie per questi tipi di comunicazioni, tra cui fotocamere, microfoni e altoparlanti. Altre esigenze hardware sono più generali e includono computer e monitor, dispositivi di connessione o apparecchiature per reti, nonché eventuali dispositivi di input specializzati che potrebbero essere necessari. La tecnologia di videoconferenza include anche il software utilizzato per questi tipi di conferenze, solitamente inclusi programmi per stabilire connessioni tra utenti e software di editing video o audio.
La tecnologia di videoconferenza di solito si riferisce all’hardware e al software richiesti dagli utenti che partecipano a una videoconferenza. Uno dei componenti più importanti di questo tipo di tecnologia è l’attrezzatura utilizzata per catturare audio e video. Ciò include in genere una o più telecamere, nonché almeno un microfono, e questi sono spesso impostati in modi diversi a seconda del numero di relatori a una conferenza. Se numerose persone utilizzano la tecnologia di videoconferenza per comunicare insieme, è probabile che ciascuna di esse abbia bisogno di un microfono e potrebbe anche essere necessaria una fotocamera o una webcam.
C’è anche una grande quantità di altre tecnologie di videoconferenza utilizzate in tali conferenze, inclusi altri componenti hardware. Ogni persona che guarda o partecipa a questo tipo di conferenza di solito richiede un computer e un monitor. In genere sono necessari anche dispositivi di input come mouse e tastiera, sebbene alcuni sistemi possano utilizzare apparecchiature di input più specializzate. Tutta questa tecnologia di videoconferenza è in genere connessa a una rete per consentire all’utente di connettersi ad altri utenti e ricevere i dati inviati dall’host.
Il software è un tipo importante di tecnologia di videoconferenza. È possibile utilizzare diversi programmi per consentire ai singoli membri di una conferenza di connettersi tra loro e comunicare. Questi programmi possono consentire a un singolo host di fornire contenuti audio e video per altri client o consentire a più persone di vedersi e ascoltarsi mentre comunicano in tempo reale.
Alcune tecnologie di videoconferenza possono includere anche altri programmi utilizzati per creare videoconferenze. Se una conferenza viene registrata e quindi fornita online ad altri, è possibile utilizzare un software di modifica per creare il file della conferenza finale. Altri programmi possono essere utilizzati anche per aggiungere animazioni o grafici informativi a una presentazione video.