Il miglioramento dei processi aziendali dipende dalla comprensione, comunicazione e aggiornamenti e innovazione continui. Un processo aziendale è una pratica in cui vari input lavorano insieme per produrre un output. Un processo può quindi essere qualsiasi cosa, dalla fornitura di un servizio, all’elaborazione del libro paga. La creazione di mappe dei processi aziendali, l’incoraggiamento della comunicazione inter-dipartimentale e l’utilizzo della tecnologia per fornire aggiornamenti sullo stato dei processi sono modi per migliorare potenzialmente i processi aziendali.
Come esempio macro di miglioramento dei processi aziendali, immagina un’azienda che desidera ridurre gli alti tassi di turnover del personale. Il processo che necessita di miglioramenti, quindi, è il primo anno di esperienza dei dipendenti. Il gestore desidera ridurre questo numero e aumentare la lealtà dell’azienda. Per fare ciò, deve comprendere il problema, incoraggiare la comunicazione e rimanere aggiornato sullo stato del processo.
In un processo aziendale, è importante comprendere il problema e non solo correggere i sintomi. Le decisioni migliori sono generalmente ben informate, e questo è lo stesso per il miglioramento dei processi aziendali. Il manager che lavora per ridurre il turnover dei dipendenti risolvendo i sintomi potrebbe offrire pacchetti di compensazione più elevati come incentivi per i dipendenti. Dopo sei mesi, questo manager potrebbe rendersi conto che i numeri non sono migliorati in modo significativo e che ha perso tempo e denaro nel tentativo di attuare questa strategia senza comprendere la vera natura del problema.
Nel miglioramento dei processi aziendali, la comunicazione è fondamentale e dovrebbe essere aperta e incoraggiata, specialmente nei processi interdipartimentali. Utilizzando una comunicazione aperta, il manager può chiedere ai nuovi dipendenti e ai nuovi responsabili delle assunzioni cosa pensano che provochi un turnover così elevato, per esempio. Il manager potrebbe ricevere informazioni che indicano che i nuovi assunti non si sentono considerati preziosi o che i loro manager si sono concentrati abbastanza sulla formazione.
Mantenere aperte le linee di comunicazione può essere utile per trovare soluzioni innovative al problema. Le sessioni di brainstorming potrebbero suggerire che più sessioni di allenamento e valutazioni personali dovrebbero essere programmate con nuovi assunti. L’implementazione di tali cambiamenti può aumentare la lealtà dei dipendenti e comportare una riduzione del fatturato, migliorando così il processo aziendale.
Comprendere il problema può rendere più efficaci le strategie di miglioramento, ma il miglioramento del processo è un processo continuo. I responsabili dei processi efficaci riesaminano e innovano anche dopo aver risolto il problema. Continuare le soluzioni nell’esempio – l’implementazione di un nuovo sondaggio di assunzione e porre domande per determinare dubbi o luoghi di miglioramento – può aiutare a mantenere il manager al passo con i potenziali problemi, consentendogli di trovare soluzioni in anticipo.
La mappatura dei processi aziendali può anche fornire un modo per comprendere meglio i processi aumentando la comunicazione. Le mappe dei processi forniscono rappresentazioni visive passo-passo dei processi aziendali per semplificare la gestione dei processi. Le rappresentazioni visive semplificano la concettualizzazione dei processi e trovano spazio per il miglioramento. I team che costruiscono le mappe di processo generalmente provengono da varie fasi del processo e possono fornire informazioni essenziali da varie prospettive per favorire il miglioramento.
La tecnologia, se opportunamente selezionata e mantenuta, può anche migliorare la gestione dei processi aziendali. L’automazione di compiti mentali o amministrativi, ad esempio, può archiviare in modo efficiente informazioni, ridurre l’errore umano e migliorare l’efficienza. I sistemi di gestione automatizzata possono anche aiutare ad aumentare il controllo sui processi e aumentare la visibilità delle operazioni.