Le aziende che utilizzano la videoconferenza come parte del loro modo di fare affari possono avere preoccupazioni sulla sicurezza. Le informazioni sensibili possono essere rivelate durante una conferenza e potrebbero essere intercettate mentre vengono trasmesse su Internet. Sebbene ci siano sempre rischi associati alla rivelazione di informazioni sensibili su Internet, ci sono anche una serie di suggerimenti che possono ridurre il rischio di furto di informazioni. Molte aziende che offrono servizi di videoconferenza sicuri offrono una serie di funzioni di sicurezza che rendono possibile la videoconferenza sicura. La sicurezza può essere gestita anche dalla connessione Internet di ogni persona nella conferenza, sebbene la distanza tra loro possa rendere questa soluzione poco pratica.
Il modo più semplice per garantire la sicurezza delle videoconferenze è la conferenza tramite un servizio di hosting che offre una serie di funzionalità di sicurezza. Queste società utilizzano una serie di diverse funzionalità di sicurezza in modo che le informazioni fornite su Internet non possano essere intercettate da terzi. Molte di queste aziende utilizzano le stesse strategie che tengono al sicuro i commercianti online. La crittografia dei dati, l’utilizzo della protezione tramite password e l’utilizzo di siti Web protetti sono tutti modi comuni per le società di hosting di videoconferenze per proteggere la privacy delle persone che effettuano la conferenza attraverso di essi.
Richiedere una password per accedere a una videoconferenza sicura è un modo semplice per migliorare la sicurezza. Un’unica password può essere data a tutti i partecipanti che poi si registrano e accedono alla conferenza. Al termine della conferenza, la password deve essere modificata in modo che tali persone non abbiano più accesso al sito della conferenza. Scegliere una password complessa significa utilizzare una serie di numeri e lettere non facili da indovinare. La distribuzione della password è importante anche per la sicurezza della videoconferenza e dovrebbe essere effettuata tramite server di posta elettronica sicuri, per telefono o di persona.
Le conferenze su un sito sicuro sono un altro modo importante per migliorare le videoconferenze sicure. Questi siti sono spesso designati come https, la “s” nel protocollo che si riferisce a “sicuro”, il che significa che il sito è protetto in diversi modi. È anche possibile crittografare le informazioni inviate su Internet, il che significa che se finiscono nelle mani di qualcun altro, non saranno comprensibili. La crittografia può essere eseguita tramite molti programmi diversi ed è un servizio comune offerto dai siti di hosting di conferenze web.