Un budget flessibile tende a rappresentare in modo più accurato sia il requisito per il flusso di cassa in ingresso in un’azienda, sia i profitti di vendita previsti rispetto a un budget statico. I budget statici, tuttavia, sono noti per essere molto più semplici da gestire e di solito vengono creati prima ancora che inizi il processo di produzione in un’azienda. Poiché un budget flessibile cerca di adattarsi ai mutevoli livelli di risorse nell’inventario e nel consumo, offre un livello di controllo più preciso sui processi aziendali rispetto a un budget statico. I budget variabili tendono anche a prevedere meglio le richieste future per l’azienda e ad adeguarsi a fattori esterni imprevisti che possono influire sulla produttività.
Se un’azienda utilizza un budget flessibile o un budget statico è in gran parte determinato dalla natura del ciclo economico e dalla sua stagionalità. La sofisticatezza del reparto contabilità per gestire il compito più complesso di gestire un budget dinamico è importante anche per determinare se eventuali cambiamenti frequenti e imprevisti possono essere affrontati correttamente. Nelle società quotate in borsa spesso viene utilizzata una combinazione di entrambi gli approcci. Viene prodotto un budget statico annuale per fornire ad analisti e investitori una direzione prevedibile per l’azienda e vengono anche creati budget flessibili a breve termine su base trimestrale o mensile per adattarsi alle mutevoli condizioni di mercato man mano che si presentano.
La scelta dei tipi appropriati di budget per le aziende dipende anche da quanto sia grande il livello di varianza effettivamente in termini di aumento o diminuzione dei profitti. Questa variazione è direttamente influenzata anche dalla natura delle spese, che possono essere di natura fissa o fluttuante. Un budget statico si avvicina alla varianza cercando di lavorare con risorse in eccesso in anticipo per eventuali cambiamenti della domanda lungo la strada e può quindi portare a problemi con l’inventario. Un budget flessibile, d’altra parte, viene creato solo una volta noto il volume effettivo delle vendite, il che riduce notevolmente i problemi di varianza come le inefficienze nella manodopera disponibile, ma, allo stesso tempo, rende il budget flessibile una preoccupazione più immediata e critica. per le operazioni quotidiane.
Uno dei principali vantaggi del budget flessibile è che fornisce alla direzione dati in tempo reale sui risultati previsti rispetto a quelli effettivi nel prodotto rispetto ai costi e sui livelli di efficienza nella loro gestione. Ciò significa che offre un controllo dei costi molto maggiore su un’operazione aziendale e la rende più competitiva. Ciò si rivolge anche in modo più accurato dove i livelli di prestazione sono inferiori o soddisfano le aspettative. Un approccio che le aziende più grandi adottano per gestire tali variabili consiste nell’avere un budget statico per l’intera organizzazione e un budget flessibile per ogni singolo reparto.
Un calo significativo del budget flessibile, tuttavia, è che non può essere creato fino a quando non vengono prima generati alcuni dati di vendita. Ciò significa che un budget flessibile si basa inizialmente sui livelli di prestazioni del budget statico di un trimestre precedente. L’utilizzo di un budget flessibile per la prima volta può quindi causare alcuni problemi nel fornire la giusta quantità di risorse per soddisfare le esigenze attuali. Sezioni di un’azienda in rapida crescita possono essere sottofinanziate, mentre altre hanno un budget eccessivo finché i dati non si accumulano e i budget flessibili diventano più precisi nel tracciare e supportare le tendenze in corso. Questo è superiore all’utilizzo di un budget statico da solo, che può portare a perdite di affari dovute alla mancanza di mobilità nella possibilità di acquistare nuove attrezzature quando inaspettatamente necessarie o per canalizzare adeguatamente il capitale verso settori con prestazioni inferiori o superiori.
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