I segretari moderni sono spesso la colla che tiene insieme un ufficio o un’organizzazione assicurandosi che il personale e i clienti siano nel posto giusto al momento giusto e che dispongano dei documenti e delle informazioni necessari. Le competenze di segreteria vanno dalla prenotazione degli appuntamenti e dalla creazione di sale riunioni alla preparazione di documenti legali. Il tipo e le dimensioni dell’azienda a cui lavora una segretaria spesso determinano le competenze richieste; tuttavia, ci sono alcune abilit? di segreteria di base che tutti i segretari dovrebbero padroneggiare, tra cui la digitazione, la programmazione e le capacit? telefoniche.
Le migliori capacit? comunicative sono fondamentali per i segretari. ? importante che i segretari siano in grado di comunicare chiaramente e condividere informazioni con clienti e colleghi in vari modi, anche al telefono, in documenti scritti e attraverso presentazioni. I segretari spesso orchestrano gli eventi della giornata per un capo o un dipartimento, compresa la pianificazione delle riunioni e la fornitura dei documenti richiesti a coloro che partecipano alle riunioni. Anche le capacit? creative di risoluzione dei problemi sono fondamentali, poich? i segretari affrontano una variet? di compiti ogni giorno.
Oltre alle attivit? di ufficio comuni, le competenze di segreteria dovrebbero includere anche la pianificazione di eventi. Grandi riunioni si svolgono spesso in luoghi fuori sede, ad esempio in un centro conferenze o in una sala riunioni dell’hotel. Oltre a prenotare uno spazio per riunioni e fornire indicazioni a tutte le parti per arrivarci, un segretario ? spesso incaricato di organizzare alloggi notturni, noleggio auto e navette aeroportuali per i partecipanti. L’ordinazione di snack, pasti e bevande per gli ospiti nel corso dell’incontro spesso spetta anche a un segretario, cos? come garantire che la sala sia allestita correttamente e offra adeguati collegamenti tecnologici.
La capacit? di usare la grammatica, la punteggiatura e l’ortografia corretti ? fondamentale per preparare documenti, presentazioni e corrispondenza. Le capacit? di segreteria dovrebbero includere anche la capacit? di correggere efficacemente il lavoro al fine di creare documenti privi di errori. Alcune posizioni specialistiche, come segretarie legali e mediche, devono anche avere una conoscenza approfondita dei termini utilizzati in tali professioni. La capacit? di creare una variet? di grafica visiva per l’uso online, dispense e presentazioni di gruppo ? un’altra abilit? generalmente richiesta ai segretari.
La padronanza della tecnologia ? richiesta per quasi tutte le posizioni di segretaria. Le capacit? di segreteria dovrebbero includere capacit? avanzate di posta elettronica, incluso lavorare con allegati, volantini e foto creati con una variet? di programmi software. Numerosi segretari sono in movimento, quindi ? indispensabile padroneggiare le pi? recenti capacit? di comunicazione wireless. I documenti e le foto spesso devono essere modificati e condivisi, quindi la capacit? di lavorare con una variet? di programmi per computer ? essenziale.