Todo empregador, grande ou pequeno, deve providenciar o pagamento peri?dico de sal?rios, comiss?es e ordenados a seus funcion?rios. Uma tarefa complexa nos Estados Unidos, a prepara??o da folha de pagamento de uma empresa consiste em v?rias tarefas diferentes, incluindo verifica??o da remunera??o devida aos funcion?rios, c?lculo dos impostos de renda e folha de pagamento a serem retidos no pagamento e c?lculo de outros valores a serem retidos . Embora, aparentemente, uma tarefa mundana de elementos b?sicos permane?a inalterada de uma semana para a outra, a prepara??o da folha de pagamento ? um elemento absolutamente cr?tico do sucesso de qualquer neg?cio, porque os problemas com a folha de pagamento levam a um decl?nio dram?tico no moral dos funcion?rios.
O primeiro elemento da prepara??o adequada da folha de pagamento ? determinar quanto cada funcion?rio deve ser pago. Os funcion?rios assalariados s?o os mais f?ceis de pagar, porque recebem o mesmo valor toda semana. Os funcion?rios por hora geralmente registram o hor?rio em que iniciam e finalizam o trabalho em um sistema de cronometragem, e esses registros s?o usados ??para calcular seus sal?rios. Um fator complicador no c?lculo do sal?rio por hora ? a hora extra, paga apenas a funcion?rios por hora, mas a uma taxa mais alta do que o sal?rio regular. Os funcion?rios comissionados geralmente s?o pagos com base em suas vendas, o que exige que os n?meros de vendas relevantes para cada vendedor sejam fornecidos ao departamento de folha de pagamento em tempo h?bil. Os c?lculos de comiss?o podem ser complicados quando os vendedores trabalham juntos em uma venda e dividem a comiss?o, bem como diferindo as taxas de comiss?o para diferentes produtos.
Alguns empregadores tamb?m fazem acr?scimos ao sal?rio de seus funcion?rios, na forma de b?nus, f?rias, f?rias e aux?lio doen?a, que s?o tribut?veis ??e reembolso de despesas comerciais, que geralmente n?o s?o tribut?veis. Outros ajustes nos sal?rios dos funcion?rios que podem ser processados ??por meio de uma folha de pagamento s?o o reembolso de despesas de mudan?a e o pagamento de licen?as de carro e gasolina. Tamb?m existem acordos diferentes para regularizar a remunera??o dos vendedores comissionados para ajud?-los a lidar com os extremos de altos e baixos sal?rios peri?dicos que caracterizam a remunera??o dos vendedores comissionados.
Uma vez apurados os rendimentos de cada empregado, devem ser calculadas reten??es e dedu??es. Os impostos sobre a folha de pagamento da Previd?ncia Social, Medicare, desemprego, invalidez e compensa??o dos trabalhadores devem ser retidos de todos os pagamentos sujeitos a requisitos e limites legais, e os impostos de renda devem ser retidos do pagamento de todos os funcion?rios cujo sal?rio exceda um limite legal. Dedu??es volunt?rias, como pr?mios de seguro de sa?de, contribui??es para contas de poupan?a de aposentadoria, contas de gastos flex?veis e outros itens tamb?m devem ser calculadas. Um elemento importante da prepara??o da folha de pagamento ? determinar quais ajustes, dedu??es ou acr?scimos, ocorrem antes do c?lculo e reten??o na fonte do imposto de renda e quais ocorrem posteriormente. Um erro ao fazer essa determina??o pode levar a consequ?ncias tribut?rias inc?modas para o funcion?rio.
Depois que a folha de pagamento estiver completamente preparada, ela dever? ser processada. O processamento e a produ??o da folha de pagamento tornaram-se um processo altamente automatizado nos Estados Unidos, com muitas folhas de pagamento processadas por terceiros. Seja feito internamente ou por terceiros, o processo gera contracheques em papel individuais, bem como dep?sitos diretos nas contas banc?rias dos funcion?rios. Al?m disso, a prepara??o da folha de pagamento inclui a cria??o de extratos detalhados e resumidos para o dep?sito dos valores necess?rios para cobrir os cheques e dep?sitos diretos, bem como para impostos e outros pagamentos ?s ag?ncias governamentais ou seguradoras apropriadas. Os respons?veis ??pela prepara??o da folha de pagamento devem fornecer essas informa??es ao departamento financeiro ou de contas a pagar do empregador, cujo trabalho ? garantir que os fundos para pagar aos funcion?rios estejam dispon?veis e sejam adequadamente depositados. O processamento de uma folha de pagamento tamb?m inclui a acumula??o de dados necess?rios para as demonstra??es cont?beis peri?dicas da empresa e para a produ??o de declara??es fiscais de funcion?rios no final do ano. Cada folha de pagamento ? ?nica e deve ser preparada de maneira adequada e completa antes que possa ser processada, internamente ou por terceiros.
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