Existem muitas categorias de empregos de funcionário da folha de pagamento disponíveis, todas exigindo conhecimentos de informática, perspicácia nos negócios e uma estrita adesão à confidencialidade. Um indivíduo que procura entrar no campo contábil encontra um emprego de nível de entrada como funcionário ou assistente de folha de pagamento e trabalha até chegar a uma posição de gerência ou supervisão. Outros, que podem ter um diploma de associado ou um diploma de bacharel em contabilidade ou negócios, podem encontrar uma posição como administrador de folha de pagamento, gerente ou médico sênior.
Um assistente de funcionário da folha de pagamento é um dos trabalhos de funcionário de folha de pagamento de nível básico para pessoas interessadas em calcular e manter registros de dados que correspondem a remuneração, lucros da empresa, impostos e despesas. Nesse nível, um funcionário da folha de pagamento pode calcular horas e salários dos funcionários, retenção de impostos, pagamentos de previdência social e emitir contracheques. Em uma empresa que mantém registros e horários de funcionários por meio de sistemas de computador, o funcionário da folha de pagamento pode ser responsável por verificar a precisão dos dados, incluindo férias e licença médica, antes de processar os pagamentos. Esse cargo geralmente exige apenas um diploma do ensino médio, pois muitos empregadores oferecem treinamento no trabalho, mas são necessárias excelentes habilidades matemáticas. Um candidato ideal terá algum tipo de experiência no escritório.
Um contador ou analista de folha de pagamento é um trabalho mais complexo do que o funcionário da folha de pagamento de nível de entrada. Esse trabalho exige que o funcionário realize consultas, aconselhe o departamento de folha de pagamento em transações complexas, conduza auditorias internas e organize e apresente material a auditores externos. Um candidato para esse tipo de trabalho geralmente terá um diploma de bacharel em contabilidade e pelo menos dois anos de experiência neste campo. Os empregadores que desejam preencher esse tipo de emprego de funcionário da folha de pagamento geralmente preferem uma Certificação Fundamental da Folha de Pagamento (FPC).
No lado da tecnologia da informação, departamentos maiores podem ter funcionários de folha de pagamento que se concentram na entrada de dados. Esses indivíduos são geralmente chamados de processadores de dados ou operadores de entrada. Geralmente, o conhecimento da folha de pagamento não é necessário para esses trabalhos de funcionário da folha de pagamento, mas é necessária alguma experiência de entrada de dados.
Em uma organização com mais de três funcionários no departamento de contabilidade, os trabalhos de folha de pagamento podem ser atribuídos como diferentes níveis de profissionais de contabilidade ou funcionários de folha de pagamento. Profissionais iniciantes geralmente seguem os procedimentos padrão de manutenção e emissão de folhas de pagamento e registros, enquanto um profissional sênior geralmente lida com tarefas mais complexas e treina funcionários de contabilidade intermediários e iniciantes no departamento. Muitas vezes, os empregos de funcionário da folha de pagamento em uma empresa muito grande são classificados por especialidade. Por exemplo, alguns funcionários lidam apenas com áreas específicas da folha de pagamento, como programas de bônus anuais ou comissões de vendas.
À medida que as empresas crescem e se expandem, os funcionários da folha de pagamento devem manter os registros associados a departamentos, benefícios e contratações maiores. Embora as partes rotineiras desse tipo de trabalho sejam repetitivas, à medida que um funcionário da folha de pagamento trabalha e expande suas habilidades e práticas, muitas vezes ele encontra muitas oportunidades de crescer com uma empresa. Alguém dedicado a esse campo pode conseguir uma posição de gerenciamento da folha de pagamento.