Um depósito direto da folha de pagamento é um procedimento que permite que um empregador encaminhe eletronicamente o pagamento líquido de um funcionário para uma ou mais contas bancárias. A utilização desse processo para compensar os funcionários pelo trabalho ajuda a simplificar a papelada e elimina a necessidade de o funcionário encontrar uma oportunidade de depositar manualmente o salário. O uso do depósito direto da folha de pagamento tornou-se mais comum nos últimos anos e é especialmente popular entre as empresas que optam por terceirizar as tarefas da folha de pagamento a um fornecedor.
O uso da estratégia de depósito direto para fornecer salários e salários aos funcionários é simplificado pelo uso da tecnologia da Internet. Normalmente, as pequenas empresas contratadas com um provedor de serviços de folha de pagamento podem enviar informações sobre a próxima folha de pagamento em um determinado dia da semana. O serviço de folha de pagamento lida com o cálculo de impostos retidos na fonte, prêmios de seguro ou outras deduções e publica um relatório on-line da estrutura final da atividade da folha de pagamento para esse período de pagamento.
Ao associar informações bancárias a cada conta de funcionário no programa de folha de pagamento, é possível que o serviço de depósito direto da folha de pagamento distribua o pagamento líquido entre mais de uma conta. Não é incomum que os funcionários forneçam números de conta para poupança e também para contas correntes. Supondo que o serviço da folha de pagamento seja fornecido com os dados da folha de pagamento em tempo hábil, o serviço executa depósitos eletrônicos para cada funcionário na tarde anterior ao dia do pagamento oficial. Isso possibilita aos bancos lançar os depósitos nas contas no dia de pagamento real. Por sua vez, os funcionários podem usar esses fundos até o fechamento dos negócios na data do lançamento.
Muitos serviços que supervisionam as funções da folha de pagamento fornecem a cada funcionário acesso on-line ao seu histórico de pagamentos para o ano atual. Os detalhes incluem o pagamento bruto recebido em cada período, juntamente com uma discriminação de todas as atividades de retenção na fonte e o valor do pagamento líquido lançado em cada conta bancária listada no banco de dados para esse funcionário. Não é incomum que um serviço de depósito direto da folha de pagamento forneça ao funcionário um recibo impresso para cada período de pagamento que reflita qualquer tipo de atividade de ganho.
Vários programas de software de folha de pagamento também permitem que os empregadores que gerenciam as funções da folha de pagamento internamente configurem transferências eletrônicas de pagamento líquido para as contas bancárias associadas a cada arquivo de funcionário. Como os serviços de folha de pagamento, esses programas geralmente iniciam o depósito direto da folha de pagamento na tarde anterior à data de pagamento, possibilitando o lançamento dos fundos no dia de pagamento real. O software também lida com o processo de geração de recebimentos impressos para cada funcionário, além de criar relatórios de folha de pagamento que podem ser impressos quando e conforme necessário.
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