As empresas emitem cheques da folha de pagamento como o pagamento real ou o pagamento líquido que um funcionário recebeu do empregador após a conclusão de um período de pagamento. Um cheque da folha de pagamento é um instrumento financeiro que permite que os fundos escritos no cheque sejam debitados da conta bancária do empregador e creditados aos funcionários.
As verificações da folha de pagamento podem assumir várias formas; cheque físico, transferência eletrônica de fundos, conta eletrônica da folha de pagamento ou dinheiro. A lei trabalhista americana proíbe o pagamento de funcionários que utilizam bens ou outros materiais.
O valor da verificação da folha de pagamento também é conhecido como pagamento líquido. Esse valor é igual ao salário total ou salário bruto, com base no número de horas trabalhadas vezes a taxa horária do período ou no salário anual dividido pelo número de períodos de pagamento no ano. Do salário bruto, deduções são feitas em nome do governo federal e estadual para benefícios legislativos, como imposto de renda, FICA, SS, imposto sobre saúde e seguro-desemprego. Quaisquer benefícios adicionais que tenham deduções são retirados do pagamento bruto a cada período. O valor restante é o cheque líquido de pagamento ou folha de pagamento.
A lei trabalhista estabelece que os funcionários só podem ser pagos com base em um período de pagamento definido. As opções são diárias, semanais, quinzenais, quinzenais ou mensais. Os cheques da folha de pagamento devem ser emitidos aos funcionários pelo trabalho concluído durante o período de pagamento dentro de um período específico a partir do final do período de pagamento.
Os cheques da folha de pagamento devem ser assinados por um executivo devidamente autorizado da empresa. Em caso de falência da empresa, os cheques da folha de pagamento são protegidos e devem ser pagos antes que outras solicitações de credores sejam investigadas.
Os cheques físicos da folha de pagamento tornam-se obsoletos, datados 6 meses após a data do cheque. Se o cheque não for apresentado a uma instituição financeira para cobrança durante esse período, o cheque não será mais válido. Uma verificação de substituição deve ser solicitada e emitida para o valor nominal da verificação original.
Os empregadores que emitem cheques da folha de pagamento têm a responsabilidade de fornecer conselhos de pagamento com cada salário. O aviso de pagamento deve comprovar o pagamento bruto, todas as deduções e o nome do benefício a que os fundos se destinam, o pagamento líquido e o período da folha de pagamento. O conselho deve ser incluído em todos os contracheques, mesmo que o valor seja o mesmo em vários períodos.
O valor total das deduções do governo deve ser resumido no final de cada ano civil e uma declaração de tributação emitida para todos os funcionários até o final de fevereiro do ano civil seguinte. A forma exata usada para relatar as informações da folha de pagamento varia, dependendo do tipo de renda, estado e sete outros fatores.
Todos os valores deduzidos das verificações da folha de pagamento devem ser remetidos à agência apropriada dentro de um período de tempo específico. Cada remessa deve incluir o valor da dedução dos funcionários, nome do funcionário, período da folha de pagamento e nomes dos empregadores. As deduções estaduais e federais têm prazos de remessa específicos e as multas são cobradas quando os empregadores se atrasam com seu depósito. Qualquer empregador que deduza fundos dos cheques da folha de pagamento dos funcionários e não os remeta está sujeito a processo criminal.
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