Um diretor de instalações é responsável pela manutenção e bom funcionamento dos edifícios utilizados por uma organização. Esse trabalho geralmente é classificado como de natureza administrativa. Esse tipo de diretor é responsável por supervisionar quaisquer funções dentro de uma empresa que afetem diretamente a maneira como um edifício é usado para funções comerciais.
Um dos principais deveres de um diretor de instalações é supervisionar a manutenção de um edifício físico usado pelos funcionários. Em muitos casos, ela pode ser responsável por várias localizações geográficas diferentes. Essa manutenção de um edifício pode incluir paisagismo, reparo de máquinas e equipamentos, organização física dos espaços de trabalho dos funcionários, construção civil e suprimentos.
Em pequenas empresas, essa posição pode ser chamada de gerente de escritório e pode ou não incluir relatórios diretos. Em empresas maiores, nas quais é necessário um diretor para supervisionar operações maiores, o diretor de instalações geralmente supervisiona uma equipe bastante grande, que pode incluir pessoal de recursos humanos, reparadores de edifícios, cargos administrativos, funcionários de salas de correio e manipuladores de armazenamento e documentos. Além disso, pode ser necessário que um diretor contrate e encaminhe contratados externos para reparo e fornecimento de equipamentos. Algumas organizações contratam um diretor com habilidades especializadas para um setor específico. Isso permite que o diretor lide com o reparo e manutenção no local de equipamentos ou ajude funcionários específicos nas tarefas relacionadas à operação da instalação.
Um diretor de instalações é muitas vezes encarregado de organizar os escritórios, móveis e cubículos que os funcionários usam para o trabalho. Um diretor pode ser responsável por comprar móveis e providenciar a sua transferência para um determinado local. Um aspecto importante desse trabalho é poder utilizar com eficiência o espaço e planejar a realocação do espaço de trabalho dos funcionários. Ocasionalmente, um diretor de instalações também deve contribuir com a gerência e ajudar a planejar a construção de um edifício ou espaço de escritório.
Um orçamento para departamentos de instalações específicas geralmente está sob o controle do diretor de instalações. Ela deve estimar, planejar e calcular o orçamento de cada departamento sob sua competência. Isso pode incluir custos operacionais, como aquecimento e refrigeração, compra de equipamentos, atualização e manutenção de computadores, reparos e pagamentos de serviços, salários de funcionários e gastos com suprimentos de escritório.
Outro aspecto importante da manutenção das instalações é a comunicação e avaliação da aderência de uma organização aos requisitos governamentais de segurança. Embora um diretor possa empregar alguém da equipe para lidar com os regulamentos de segurança, ele é responsável por garantir a conformidade da organização. Em algumas empresas, um diretor de instalações pode ser encarregado de enviar a documentação do acidente, desenvolver procedimentos de evacuação de emergência e treinar os funcionários sobre medidas de segurança.