Un coordinateur des ventes d’événements est généralement embauché pour organiser la vente de billets pour un événement spécial ou pour gérer le processus de vente pour les entreprises qui organisent régulièrement des événements. Dans les deux cas, le coordinateur des ventes événementielles fait partie intégrante du succès financier de l’événement et doit généralement atteindre des objectifs de vente spécifiques. L’administration et le service à la clientèle font également partie intégrante du travail.
Les événements spéciaux ont une structure financière reposant sur la vente de billets. Non seulement les billets doivent être vendus, mais ils doivent généralement être vendus avant l’événement. Les événements reposent généralement sur la vente de billets à l’avance pour générer des flux de trésorerie, de sorte que les organisateurs d’événements peuvent payer à l’avance les ressources nécessaires pour faire de l’événement un succès. La personne qui coordonne la vente des billets est considérée comme l’un des membres les plus importants de l’équipe organisatrice.
Dans le cas d’événements spéciaux ponctuels, le coordinateur des ventes d’événements est généralement responsable de l’élaboration d’un plan de vente de billets. Ce plan détaille le fonctionnement du processus de sollicitation de vente, la manière d’impliquer les parties concernées et de prospecter de nouveaux marchés, ainsi que le calendrier prévu des rentrées de fonds. Le coordonnateur doit également superviser le processus administratif concernant la collecte d’argent, l’enregistrement des ventes et la fourniture d’une preuve d’achat.
L’administration du processus de vente peut impliquer la mise en place de diverses méthodes de paiement, la garantie que le paiement peut être effectué sur Internet et le traitement du paiement dans un système de gestion électronique des invités. Les événements ont généralement des niveaux de participation qui coûtent des montants différents. Pour un événement, l’une des choses les plus importantes à s’assurer après la promotion de la vente de billets est que les personnes qui ont payé peuvent être correctement identifiées au niveau de participation approprié le jour de l’événement. Tout cela relève généralement de la description de poste du coordinateur des ventes d’événements.
Les coordonnateurs des ventes doivent également offrir un service à la clientèle impeccable et gérer l’arrière-plan de l’événement. Il doit s’assurer que les participants repartent prêts à s’inscrire à nouveau à l’événement l’année suivante, s’il se poursuit chaque année. Le coordinateur des ventes événementielles réconcilie les documents, rend compte des chiffres de vente finaux et prépare les efforts de vente de l’année prochaine, le cas échéant.
Un autre type de scénario d’événement qui emploie un coordinateur des ventes est le service de restauration d’un restaurant ou d’une salle. Ces types d’établissements servent des groupes qui réservent un service pour des occasions spéciales. Dans ce scénario, le coordinateur des ventes d’événements est toujours occupé avec un nouveau groupe, plutôt qu’avec un événement spécial ponctuel. Il est responsable de la réservation des groupes et de la gestion de la vente de nourriture et de boissons à leur arrivée. Le coordinateur s’assure que la nourriture consommée est correctement facturée au client et concilie l’événement avec l’encaissement en fin de journée.