Un administrateur du personnel travaille dans un service des ressources humaines (RH) et assume la responsabilité des questions liées au recrutement, à la formation et au licenciement des employés. Les entités gouvernementales et les entreprises de toutes tailles emploient des administrateurs du personnel, bien que dans certains cas, les organisations fonctionnent sans personnel RH. Dans ces cas, les superviseurs de département s’occupent généralement des problèmes de dotation. Les grandes entreprises emploient souvent une équipe d’administrateurs du personnel et répartissent les tâches RH entre ces employés. Les administrateurs relèvent normalement d’un responsable ou d’un directeur des ressources humaines ou du personnel.
Lorsque des postes deviennent vacants, l’administrateur du personnel doit créer une demande d’emploi. Ce document détaille les tâches de base et comprend généralement une liste des titres de compétences académiques et professionnelles qu’un candidat doit posséder pour être considéré pour le poste. Les administrateurs travaillent normalement en étroite collaboration avec les chefs de service pour déterminer l’échelle salariale de chaque poste vacant. Les postes ouverts sont souvent affichés en interne, ce qui implique que l’administrateur du personnel envoie des mémorandums ou des e-mails à l’échelle de l’entreprise pour informer les candidats potentiels de l’offre d’emploi. Si une entreprise ne peut pas pourvoir un poste de l’intérieur, l’administrateur annonce le poste à l’extérieur dans les journaux, dans les agences pour l’emploi ou en ligne.
L’administrateur du personnel examine les candidatures et planifie les entretiens. Si le responsable du recrutement souhaite offrir le poste à un candidat en particulier, l’administrateur doit alors négocier les conditions avec le candidat et effectuer les vérifications nécessaires des antécédents ou des références. L’administrateur procède à l’orientation des nouveaux employés qui consiste à expliquer la culture de l’entreprise, les avantages et les fonctions de base du poste aux nouvelles recrues. Dans certains cas, l’administrateur du personnel est également responsable de la formation des nouvelles recrues ou de la planification des sessions de formation.
Les différends entre le personnel et les questions disciplinaires sont normalement traités par le personnel des RH. Les administrateurs du personnel doivent s’assurer que les chefs de service n’ont enfreint aucune loi en discriminant les travailleurs ou en agissant de manière contraire à l’éthique. Les administrateurs des ressources humaines peuvent faire en sorte que les employés peu performants soient rétrogradés, recyclés ou licenciés. Lorsque les employés sont licenciés, il incombe généralement à l’administrateur du personnel d’annuler les avantages de l’employé et de verser le dernier chèque de paie de l’employé licencié. Dans certains cas, les employés licenciés portent plainte contre l’entreprise, auquel cas l’administrateur du personnel peut devoir comparaître devant le tribunal pour expliquer la conduite de l’entreprise.
Dans certaines entreprises, les postes d’administrateur sont des postes de niveau d’entrée auxquels les diplômés du secondaire peuvent postuler. Les grandes entreprises exigent souvent que le personnel des RH ait des diplômes en commerce, en gestion ou en administration du personnel. Le personnel expérimenté des RH peut évoluer vers des rôles de gestion. En règle générale, les responsables des ressources humaines ont un contact direct minimal avec les employés de l’entreprise autres que les administrateurs du personnel des ressources humaines qu’ils gèrent.