Qu’il s’agisse d’un représentant autorisé ou d’un patient, un analyste médical localisera et récupérera les informations des dossiers médicaux appropriés et préparera ces données pour présentation au demandeur. Une connaissance approfondie de la terminologie médicale et une connaissance intime des procédures médicales sont au cœur du poste et sont appliquées dans quatre domaines principaux : le traitement des demandes, l’extraction d’informations, l’amélioration des processus et le suivi de la facturation associée. En outre, un souci du détail est requis afin de répondre à ces demandes avec précision et conformément aux procédures d’organisation établies et aux exigences légales. Les employés ou les sous-traitants occupant un tel poste mettront quotidiennement à profit de solides compétences organisationnelles et des capacités multitâches. De plus, il ou elle peut avoir à traiter occasionnellement avec un demandeur irrationnel, en plus de gérer efficacement des conditions stressantes.
La hiérarchisation et le traitement des demandes d’informations sont deux tâches effectuées régulièrement par un analyste médical. Cela nécessite d’utiliser les informations obtenues du demandeur et de comparer ces informations avec les dossiers médicaux correspondants pour garantir l’exactitude et la priorité établie. À l’aide de processus et de procédures organisationnels établis, il déterminera la priorité des demandes et s’assurera que les détails pertinents et les signatures requises accompagnent la demande et, dans les situations d’urgence, traitera la demande sans délai. De plus, il ou elle peut contacter les patients et/ou les représentants autorisés dès la découverte de tout problème associé à la demande reçue immédiatement, afin d’accélérer le processus.
L’extraction des informations requises pour répondre à la demande est la partie centrale du travail de l’abstracteur médical. Au cours de ce processus, il ou elle peut accéder à des données médicales provenant de diverses sources pour inclure à la fois des supports numériques et des copies papier physiques. Après avoir extrait et vérifié les informations requises, l’abstracteur médical documentera généralement la demande, souvent dans une base de données en ligne à des fins de suivi. Une partie de ce processus peut inclure la préparation de factures pour les demandes nécessitant un paiement.
La documentation de l’exécution de la demande est également requise et sert généralement à deux fins : prouver les procédures appropriées à des fins juridiques et assurer un processus efficace. Le contrôle qualité est au cœur de ce processus de reporting avec l’objectif d’identifier les opportunités d’amélioration et/ou de conformité. La description des ressources nécessaires et la communication de ces conclusions aux autorités et aux auditeurs internes contribuent à faciliter la réalisation des améliorations recommandées.
La facturation et la perception du paiement d’un demandeur peuvent également faire partie de la description de poste d’un analyste médical. En cas de retard ou de négligence de paiement, il peut également envoyer des rappels écrits et communiquer des rappels verbaux concernant le paiement dû. Fournir à un demandeur des modes de paiement acceptés et s’efforcer d’assurer ce paiement fait parfois partie du devoir de l’abstracteur médical.