Workflow d?crit les ?tapes d’un processus. Dans la plupart des cas, le terme est utilis? pour d?crire un mod?le de travail. Par exemple, un responsable d’une compagnie d’assurance qui esp?re am?liorer son efficacit? pourrait analyser le flux de travail, qui comprend les services par lesquels une r?clamation passe, la vitesse ? laquelle une r?clamation passe et la fluidit? de la communication entre les diff?rents services. Lorsqu’un gestionnaire pratique la mise en ?uvre du flux de travail, il ou elle introduit une nouvelle proc?dure dans les op?rations quotidiennes d’une organisation. Les meilleurs conseils pour la mise en ?uvre du flux de travail comprennent normalement un plan ou un mod?le qui rem?die aux lacunes du pass?, l’int?gration de nouvelles technologies et la formation des employ?s.
Pour ?tre s?r que la mise en ?uvre d’un nouveau flux de travail en vaut la peine, un responsable doit d’abord ?tre conscient de la fa?on dont un ancien syst?me ?tait d?fectueux. Dans la plupart des cas, le flux de travail n’est pas efficace lorsqu’il entra?ne un gaspillage et une augmentation des co?ts. Le temps perdu entre les ?tapes d’un processus, la communication floue entre les services et les ensembles de donn?es qui se contredisent peuvent ?tre les sympt?mes d’un mod?le de flux de travail d?fectueux. Ces probl?mes ralentissent la production, se traduisent par une main-d’?uvre mal utilis?e et une technologie qui n’est pas utilis?e de mani?re optimale.
Un gestionnaire pratiquant la mise en ?uvre de flux de travail doit r?pertorier les probl?mes existants et localiser o? dans un syst?me ces probl?mes se produisent. Dans certains cas, la cr?ation de nouveaux protocoles peut r?duire le nombre d’erreurs et d’instances d’informations inexactes. L’efficacit? des processus peut souvent s’am?liorer avec l’introduction de nouvelles technologies.
Un bon conseil pour les gestionnaires qui traitent des processus complexes est d’introduire un logiciel qui permet un flux de travail automatis?. Cette m?thode de mise en ?uvre du flux de travail n?cessite qu’un gestionnaire cr?e un mod?le de processus qu’il ou elle peut ensuite entrer dans un programme informatique. La plupart des logiciels permettent aux utilisateurs d’acc?der aux mod?les de documents et leur permettent de personnaliser les interfaces pour r?pondre aux besoins d’une organisation. Le flux de travail automatis? est particuli?rement utile dans les contextes o? les documents passent par des ?tapes similaires jour apr?s jour, ce qui permet un flux de travail ordonn? et efficace.
Avec la mise en ?uvre du workflow vient le besoin de former les employ?s. De nombreux responsables constatent que la plupart des travailleurs acceptent les nouveaux mod?les de workflow s’ils sont amen?s ? comprendre comment un nouveau mod?le peut ?tre plus efficace qu’un ancien processus. Certains travailleurs peuvent ?tre r?ticents au d?but, bien que les techniques de base du leadership et de la motivation commerciale puissent souvent ?tre efficaces pour les aider ? adopter de nouvelles pratiques.
Les responsables qui mettent en ?uvre de nouveaux mod?les de flux de travail doivent le faire lentement, en laissant aux employ?s suffisamment de temps pour apprendre de nouvelles technologies. La comp?tence des employ?s dans l’utilisation des nouvelles technologies doit ?tre ?valu?e avant la mise en ?uvre compl?te. De m?me, les nouveaux mod?les de workflow doivent souvent ?tre ajust?s par essais et erreurs. Cela signifie qu’un gestionnaire peut b?n?ficier de piloter un processus dans des zones plus petites puis d’?tendre progressivement la mise en ?uvre.
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