L’amélioration du flux de travail est un processus important, que ce soit pour un individu ou une organisation. Il est prouvé qu’un flux de travail amélioré maximise l’efficacité, minimise le gaspillage de temps et de ressources et améliore le moral. La façon d’améliorer le flux de travail peut être aussi simple que d’identifier et d’éliminer le temps perdu ou aussi complexe que d’examiner et de modifier l’ensemble du processus et/ou d’en automatiser tout ou partie. Peu importe la taille du travail ou du processus, cela vaut le temps et les efforts nécessaires pour prendre les mesures nécessaires pour améliorer le flux de travail.
La première étape pour améliorer le flux de travail est d’identifier et d’éliminer le gaspillage, et le plus gros gaspillage est le temps. Le lieu de travail moderne est devenu habitué et dépendant du courrier électronique, de la messagerie instantanée et des SMS. Ces moyens de communication étaient destinés à gagner du temps, mais ils peuvent conduire à une surabondance d’informations inutiles et à une perte de temps. Vous pouvez améliorer le flux de travail simplement en éliminant ou en limitant la messagerie instantanée et les SMS et en définissant des attentes raisonnables en matière de courrier électronique. Réagir ou répondre aux e-mails dès qu’ils arrivent peut être une perte de temps. La définition de plusieurs heures par jour consacrées à la lecture et à la réponse aux e-mails améliorera votre flux de travail et votre productivité.
Ces interruptions ne sont que quelques-unes des nombreuses qui peuvent mettre un terme au flux de travail. Tout travail ou processus se déroulera mieux et plus loin avec un bloc de temps raisonnable qui lui sera consacré plutôt que d’essayer de le faire par petits incréments. Réserver même 20 ou 30 minutes à consacrer à une seule tâche ou processus vous aidera à faire de grands progrès dans l’augmentation de la productivité et l’amélioration du flux de travail. Se concentrer sur une tâche particulière pendant une période de temps relativement courte mais ininterrompue peut être l’une des meilleures méthodes pour vous aider à améliorer le flux de travail.
Pour les procédures plus compliquées et les grandes organisations, cela nécessite une approche plus systématique pour améliorer le flux de travail. Ces processus impliquent de diviser le flux de travail en petites étapes finies et d’analyser les tâches impliquées dans chaque étape. Les deux principes les plus importants qui peuvent ensuite être assignés à chaque étape sont la responsabilité et l’automatisation. Une seule personne ou entité doit être entièrement responsable de la réalisation de chaque étape, ce qui élimine le doigté et la procrastination.
La partie suivante se demande si une étape peut être automatisée. Toute partie du processus qui peut être entièrement automatisée, en supprimant le personnel de l’équation, est une étape majeure vers l’amélioration du flux de travail. Une fois que chaque étape a été analysée, que la responsabilité a été attribuée et que le travail a été automatisé dans la mesure du possible, l’ensemble du processus de flux de travail sera considérablement amélioré.
Les étapes pour améliorer le flux de travail impliquent principalement le bon sens et les techniques de gestion traditionnelles. Le défi consiste à diviser le flux de travail en étapes gérables, puis à améliorer chacune des étapes impliquées. De cette façon, vous pouvez éliminer le gaspillage, maximiser le temps et la productivité et améliorer le flux de travail.
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