Le logiciel d’assemblage de documents est un autre terme pour un programme qui peut être utilisé pour créer des formulaires plusieurs fois. Par exemple, une personne qui utilise régulièrement une lettre commerciale ou un contrat standard peut créer des documents personnalisés sans avoir à saisir plusieurs fois les mêmes informations générales. Ce logiciel est couramment utilisé dans les cabinets d’avocats, mais il peut également être utilisé pour produire de nombreux autres types de documents. Par exemple, de nombreux professionnels de secteurs tels que la vente, l’assurance et la banque profitent de ce logiciel pour créer des contrats et d’autres documents personnalisés. Les formulaires médicaux et gouvernementaux sont des exemples supplémentaires d’éléments pouvant être générés à l’aide de ces logiciels.
Il existe de nombreux types de progiciels d’assemblage de documents, ainsi que plusieurs applications Web. Certains sont plus adaptés à une utilisation spécifique dans les cabinets d’avocats, mais d’autres programmes peuvent être utilisés par presque tous les types de bureaux. De plus, la plupart des entreprises ne doivent pas nécessairement acheter une certaine marque de logiciel, selon leur domaine de spécialisation. De nombreux programmes ont la capacité de produire divers types de documents professionnels.
Pour créer un nouvel élément, l’utilisateur répond généralement à une série de questions posées par le logiciel. Les informations saisies sont ensuite utilisées pour générer un formulaire personnalisé avec toutes les données pertinentes incluses. Il est généralement plus avancé qu’un modèle standard. Au contraire, le programme est quelque peu intuitif car il enregistre certaines données et les branche aux endroits appropriés, même dans les documents créés ultérieurement.
L’utilisation d’un logiciel d’assemblage de documents présente plusieurs avantages. L’un est qu’il peut aider à gagner du temps et à promouvoir l’efficacité. Les utilisateurs peuvent éviter de créer un document à partir de zéro chaque fois qu’ils en ont besoin d’un nouveau. Un autre avantage potentiel pour les bureaux est l’uniformité, de sorte que tous les employés peuvent utiliser le même document plutôt que de créer le leur. Des outils logiciels comme celui-ci peuvent maintenir à jour des informations importantes en mettant continuellement à jour les données pertinentes provenant de plusieurs sources, contribuant ainsi à réduire le risque de faute professionnelle.
D’un autre côté, certaines personnes peuvent penser qu’il y a des inconvénients à utiliser un logiciel d’assemblage de documents. Ils peuvent être habitués à créer leurs propres documents et donc résister à l’utilisation du contenu limité de ces nouveaux modèles. Ce type d’outil logiciel peut également prendre un certain temps pour apprendre à l’utiliser efficacement, ce qui nécessite un investissement initial en temps de personnel.
Différentes versions de ces progiciels sont disponibles dans les magasins de fournitures de bureau et chez les détaillants en ligne. En outre, certaines organisations de membres, telles que l’American Academy of Estate Planning Attorneys (AAEPA), proposent des progiciels d’assemblage de documents exclusivement à leurs membres. Si une entreprise préfère utiliser l’une des applications Web à la place, plusieurs options peuvent être trouvées en effectuant des recherches en ligne.