Les lettres d’accompagnement de proposition sont des lettres professionnelles qui sont remises ? des clients potentiels, ainsi que des propositions commerciales compl?t?es. Les meilleurs exemples de lettre d’accompagnement de proposition sont brefs, personnels mais professionnels, et contribuent ? encourager un renforcement des relations entre le r?pondant et le destinataire. Il y a plusieurs ?l?ments de base que l’on retrouve toujours dans ce type de lettre, ainsi que quelques erreurs courantes ? ?viter.
Une erreur commise par de nombreux professionnels consiste ? utiliser la lettre d’accompagnement de la proposition comme moyen de r?sumer le contenu de la proposition. ?tant donn? que de nombreux mod?les de proposition incluent un r?sum? ? la fin du document, cela n’est pas n?cessaire. En fait, inclure ce type de d?tail dans la lettre de motivation cr?e une situation o? le destinataire doit lire les m?mes informations ? plusieurs reprises, un facteur qui pourrait avoir un impact n?gatif sur le processus d’?valuation.
L’une des choses les plus importantes ? garder ? l’esprit lors de la r?daction d’une lettre d’accompagnement de proposition est de la garder br?ve. Un corps de trois ? quatre courts paragraphes est suffisant. Fixer ce type de limite pour vous-m?me vous assurera de conserver l’int?gralit? du texte sur une seule page, ?vitant ainsi l’erreur d’envoyer ce qui ?quivaut ? une mini-proposition avec le document principal.
L’ouverture de la lettre d’accompagnement de la proposition doit ?tre br?ve. Utilisez le premier paragraphe pour remercier le destinataire de vous avoir permis de participer au processus de proposition d’offre. Il est ?galement appropri? de faire un compliment ? la structure de la demande de proposition, ou RFP, que vous avez ?t? fournie pour utiliser comme lignes directrices pour la proposition et le processus de soumission. G?n?ralement, cela peut ?tre accompli en trois ? quatre phrases sans exag?rer les remerciements.
Votre prochain paragraphe peut inclure quelque chose qui est personnel, mais toujours professionnel. Si la proposition est soumise ? un client existant, il est appropri? de mentionner ? quel point vous avez aim? travailler avec le client dans le pass?. Dans les cas o? la proposition est destin?e ? une entreprise avec laquelle vous n’avez jamais fait affaire auparavant, concentrez votre attention sur le rapport de travail qui a ?t? ?tabli par le biais de conversations t?l?phoniques, d’e-mails et de tout autre contact que vous avez eu avec votre point de contact principal lors de la r?daction de la proposition. Cela peut aider ? ?viter que la lettre ne soit trop s?che, tout en ?vitant l’erreur de devenir trop personnelle.
Pour cl?turer votre lettre d’accompagnement de proposition, indiquez vos attentes pour l’avenir. Cela peut inclure le fait que vous attendez avec impatience de gagner l’entreprise et de profiter d’une longue relation de travail avec le nouveau client. Ce paragraphe doit d?montrer la confiance dans la qualit? des biens ou des services que vous proposez, mais ne doit jeter aucun type de calomnie sur vos concurrents. Concentrez-vous sur le bien que vous pouvez faire au client, et non sur le fait que vous ?tes meilleur que tout le monde.
N’?crivez jamais votre lettre d’accompagnement de proposition tant que la proposition elle-m?me n’est pas termin?e. En effet, vous pouvez avoir une ou deux derni?res minutes d’interaction avec le destinataire qui influenceront le ton et le contenu de votre lettre. Dans tous les cas, assurez-vous toujours que la structure de votre lettre correspond ? ce que vous savez de la culture d’entreprise du destinataire et choisissez vos mots en cons?quence. Garder ce facteur ? l’esprit est une fa?on subtile d’exprimer votre respect pour la fa?on dont ils font des affaires sans avoir l’air condescendant ou trop expressif avec les compliments.
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