Une déclaration de distribution est incluse dans les documents officiels pour indiquer le niveau de sécurité minimum requis pour le lire. Alors que la plupart des gens supposeraient qu’une déclaration de distribution ne se trouverait que dans des documents militaires ou gouvernementaux, ce n’est pas le cas. Un grand nombre d’organisations privées, en particulier les grandes entreprises, les banques et les cabinets d’études, utilisent également ces déclarations. Bien qu’il existe de nombreuses méthodes différentes de sécurisation des informations, la plupart des systèmes sont basés sur le système militaire américain à cinq niveaux, le système commercial à quatre niveaux ou le système inter-organisationnel à quatre niveaux.
La déclaration de distribution est généralement très visible sur le document. S’il y a une page de garde, il n’est pas rare que le relevé soit imprimé à la fois en haut et en bas de la page. A l’intérieur du document, la déclaration de distribution se trouve généralement en haut de la première page parmi les informations d’en-tête. Ces positions proéminentes assurent aux propriétaires que toute personne qui lit le document aura soit l’autorisation appropriée, soit ignorera intentionnellement la déclaration.
L’un des types de déclaration de distribution les plus connus est celui à cinq niveaux utilisé par l’armée américaine, ainsi que par de nombreux autres groupes militaires occidentaux. Le niveau le plus élevé est Top Secret, ce qui signifie que seules les personnes ayant les niveaux d’autorisation les plus élevés sont en mesure de lire le document. Il descend ensuite à travers les niveaux de sécurité : Secret, Confidentiel, Restreint et Sensible mais non classé. Le niveau final est Non classé et est accessible à tous.
De nombreuses entreprises utilisent un système de relevé de distribution similaire. Le système de base a Confidentiel à son plus haut niveau suivi de Privé, Sensible et Public. Dans de nombreux cas, ce système est beaucoup plus souple que la version gouvernementale. D’autre part, lorsqu’une entreprise travaille fortement avec le gouvernement ou l’armée, il n’est pas rare qu’elles adoptent un système de sécurité similaire. Cela est particulièrement fréquent lorsque les membres de l’entreprise ont une habilitation de sécurité du gouvernement dans le cadre de leur travail normal.
Le dernier système commun est mieux connu sous le nom de sécurité des feux de circulation. Ce système fonctionne sur le principe que la plupart des gens ont un point de vue enraciné sur certaines couleurs. Dans ce système, les documents rouges ne sont disponibles qu’au plus haut niveau. Le jaune a un public plus large et les documents verts sont accessibles à tous dans l’organisation. La dernière couleur, le blanc, est ouverte au public.
Ce système est courant lorsque différentes organisations travaillent ensemble sur un projet. Au lieu d’essayer d’intégrer deux systèmes de sécurité différents, l’option feu de circulation est utilisée à la place. Ce système fonctionne également bien lorsque les organisations coopérantes ne parlent pas la même langue, car une déclaration écrite de distribution pourrait être mal interprétée. La seule restriction est la perception des différentes couleurs par chaque pays.