Un appel d’offres est une demande d’une agence, d’une organisation ou d’une entreprise aux fournisseurs de fournir des offres pour terminer un projet ou répondre à des besoins d’approvisionnement en cours. Chaque offre doit contenir une ventilation détaillée de ce qui sera fourni et à quel prix. En règle générale, l’offre la plus basse l’emporte, bien que d’autres facteurs puissent jouer un rôle dans le processus de décision d’attribution d’un contrat. Les appels d’offres sont souvent publiés dans les journaux et sur les babillards publics, et peuvent également être obtenus auprès du bureau d’une organisation.
Également appelée invitation à soumissionner, cette demande demande simplement des informations sur les prix. Cela diffère d’une demande de proposition, où le document comprend une discussion sur ce qui est nécessaire et invite les fournisseurs non seulement à fournir une estimation de prix, mais aussi à discuter de la manière dont ils répondront à un besoin. Dans les demandes de propositions, une plus grande marge de manœuvre tarifaire est autorisée, car un soumissionnaire peut montrer qu’une méthode plus coûteuse présente des avantages à long terme ou qu’elle est plus à même de répondre au besoin qu’un autre fournisseur.
L’appel d’offres est souvent scellé. Les soumissionnaires reçoivent la documentation sur les spécifications et disposent d’un délai déterminé pour soumettre une offre. À une date et une heure données, le personnel ouvre toutes les offres en même temps, enregistre les détails pertinents et détermine quel soumissionnaire doit obtenir le contrat. Dans le cas des agences gouvernementales, cette information est ouverte au public et tout vendeur peut demander à voir les offres, y compris l’offre gagnante.
Dans les cas où le contrat ne correspond pas à l’offre la plus basse, cela est généralement dû à des inquiétudes quant à la capacité du fournisseur à livrer. Un appel d’offres peut être étrangement bas ou il peut provenir d’une entreprise de mauvaise réputation. Les agences gouvernementales en particulier ne peuvent pas faire affaire avec des fournisseurs dans certains pays ou associés à des régimes particuliers, et peuvent donc refuser une offre apparemment raisonnable s’il y a des préoccupations éthiques ou politiques. Si l’offre la plus basse est rejetée, l’agence doit fournir une raison solide pour éviter les accusations de favoritisme ou de discrimination.
Il est important de lire très attentivement un appel d’offres. Les entreprises familières avec le processus peuvent avoir du personnel qui se concentre sur l’examen de toutes les demandes ouvertes, la recherche de celles qui conviendraient à l’entreprise et la préparation des offres. La documentation doit être suivie à la lettre et l’offre doit être complète et complète. S’il y a une erreur dans l’appel d’offres, l’entreprise doit la corriger le plus rapidement possible, car l’offre peut être un motif de contrat et une erreur peut devenir très coûteuse.