L’audio si riferisce al suono. Una conferenza è un incontro. L’audioconferenza di solito si riferisce a riunioni tenute da persone in luoghi diversi utilizzando dispositivi che consentono di inviare e ricevere suoni. Questi incontri possono coinvolgere solo due parti, ma in molti casi sono coinvolte numerose parti.
L’audioconferenza consente a più parti di connettersi utilizzando dispositivi come telefoni o computer. Questa può essere una soluzione per una serie di problemi che possono sorgere quando più parti devono incontrarsi. Le persone distanti e impegnate non devono sacrificare il tempo di viaggio poiché l’incontro può essere condotto da un telefono o un computer nelle vicinanze. Può partecipare una persona che altrimenti sarebbe esclusa a causa di una malattia costretta a letto. È possibile risparmiare il denaro necessario per prenotare una struttura per riunioni o ospitare un pranzo di lavoro.
Esistono numerosi metodi e tecnologie che supportano l’audioconferenza. Molte compagnie telefoniche offrono la possibilità di chiamate a tre vie. Ciò consente a una persona di chiamare altre due persone su linee separate e di unirle per formare un gruppo. Ogni persona del gruppo che ha una chiamata a tre ha la possibilità di espandere la riunione aggiungendo altre due persone.
In alcuni casi, i servizi sono impiegati per facilitare il processo. Ad esempio, l’audioconferenza telefonica può verificarsi quando una delle parti contatta un servizio di conferenza. L’host riceverà spesso un numero di telefono gratuito e un codice di accesso. Quando lui e altri comporranno quel numero e inseriranno il codice, gli sarà concesso l’accesso alla conferenza.
I servizi di conferenza offrono varie funzionalità ai propri clienti che possono rendere l’audioconferenza telefonica un’opzione ancora più attraente. I partecipanti possono, ad esempio, essere in grado di registrare e successivamente riprodurre tutti o alcuni segmenti della riunione. Il sistema richiede che i partecipanti sentano quando chiamano possono essere tradotti in altre lingue. Ci sono anche alcuni servizi che offrono di pubblicare l’audioconferenza completata su Internet in modo che sia possibile accedervi in seguito.
L’audioconferenza può essere condotta anche utilizzando un computer e Internet. Se una persona sta solo ascoltando, avrà bisogno solo di altoparlanti. Se ha intenzione di parlare, avrà bisogno anche di un microfono.
Ci sono siti web in cui le persone possono registrarsi ed effettuare chiamate tra di loro. Di solito ci sono funzionalità che consentono di aggiungere altri partecipanti alla conversazione. Le nuove persone normalmente non possono partecipare alla riunione senza che qualcuno già intervenga nella conversazione.
I servizi più sofisticati offrono opzioni di audioconferenza online note come sale riunioni virtuali. Possono accedervi numerose persone senza che sia richiesta l’azione dell’ospite o dei partecipanti presenti. Una sala riunioni virtuale offre spesso funzionalità preziose come la possibilità di effettuare presentazioni visive, condividere file e consentire la messaggistica privata tra i partecipanti.