Alcuni lamentano la mancanza di un’etichetta telefonica di base sia nelle chiamate personali che professionali. L’etichetta del telefono offre alle persone un modo per funzionare educatamente insieme in una società, eliminando la frustrazione e gli incidenti di comunicazione. Tuttavia, l’etichetta del telefono funziona meglio quando tutti conoscono le regole.
Inizia presto a insegnare ai bambini l’etichetta telefonica. Non lasciare che un bambino prenda il telefono a meno che non abbia una conoscenza pratica di cosa dire. Nessuno vuole una conversazione frustrante con un bambino di un anno che parla a malapena. Invece, insegna ai bambini dai tre ai cinque anni, a seconda della loro capacità di parlare, a imparare a rispondere educatamente al telefono.
La risposta a un telefono inizia con un semplice “Ciao”. Per i bambini, l’etichetta telefonica di base include chiedere educatamente chi è il chiamante. La persona all’altro capo della linea dovrebbe identificarsi, ma spesso non è così. Chiedi al bambino di ascoltare un’introduzione prima di chiederne una.
Un esempio di una chiamata iniziale approvata dall’etichetta telefonica è il seguente:
“Ciao?”
“Ciao, posso parlare con tua madre?”
“Posso chiedere chi sta chiamando?”
“Questo è Bob Shipley dell’Auto Store.”
“Puoi per favore aspettare un momento?
A questo punto il bambino dovrebbe essere in grado di dire al genitore chi sta chiamando, e non urlare il più forte possibile: “Ehi mamma, Bob Shipley è al telefono!” Se per qualche motivo il genitore è occupato, a cambiare il pannolino, o in bagno, il bambino deve tornare dal chiamante e dichiarare che la persona ricercata non è disponibile. A questo punto il bambino dovrebbe prendere un numero o un messaggio. Il bambino non dovrebbe rivelare le azioni della persona ricercata, come “Lei è in bagno”. Lui o lei dovrebbe semplicemente dichiarare che il genitore non può venire al telefono e richiamerà abbastanza presto.
Insegnare questa etichetta telefonica di base ai bambini può portare a abitudini educate per tutta la vita nei confronti dei chiamanti. La prossima regola dell’etichetta telefonica è quella di richiamare tempestivamente. Se un bambino ha garantito per un genitore che richiama rapidamente, il genitore dovrebbe fare proprio questo, a meno che non si presenti un’emergenza.
Per il chiamante, l’identificazione è fondamentale. Un saluto dal “chiamato” dovrebbe essere seguito da “Ciao, questo è così e così. Posso parlare con la signora Jones?» Si dovrebbero presentare in anticipo sufficienti informazioni sulla propria attività, ove possibile. Gli studi medici e le società di carte di credito sono l’eccezione a causa delle leggi sulla riservatezza. In questo caso, chi chiama può solo indicare il proprio nome e numero.
L’etichetta telefonica richiede che sia il chiamante che il destinatario siano pronti a scrivere le informazioni quando richiesto. Prima di fare una chiamata, o prenderne una, assicurati di avere uno strumento di scrittura funzionante, qualsiasi informazione che potresti aver bisogno di dare e qualcosa su cui scrivere.
Per il bene della persona sull’altra linea, mantieni le telefonate brevi ma amichevoli. Una volta che l’attività è conclusa, termina con semplici ringraziamenti, sia per aver utilizzato un’attività commerciale o per aver fornito le informazioni necessarie. I ringraziamenti dovrebbero essere ricambiati per promuovere una buona etichetta telefonica. Inoltre, fai attenzione ai diversi fusi orari. Cerca di telefonare durante il giorno. Evita le chiamate prima delle 9:9 e dopo le XNUMX:XNUMX.
L’etichetta telefonica di base richiede anche gentilezza nei confronti degli avvocati. Non è necessario ascoltare un intero discorso di vendita. Si può chiedere il nome e l’attività di un avvocato, che di solito sta lavorando su un copione, e quindi esprimere disinteresse per l’attività oi prodotti. Si può anche affermare che non conduce affari per telefono. Si può anche richiedere di inserire il proprio nome in un elenco da non chiamare in futuro.
Lo screening delle chiamate con ID chiamante è accettabile quando non si ha né il tempo né la voglia di parlare con un chiamante. Inoltre, non è richiesto dall’etichetta telefonica di base per rispondere alle telefonate di avvocati indesiderati. Tuttavia, se si filtrano le chiamate di familiari, amici o colleghi di lavoro, è necessario sforzarsi di rispondere tempestivamente alle chiamate.