Un diario elettronico è un programma software appositamente progettato per consentire agli utenti di inserire i propri programmi di lavoro giornalieri, creare elenchi di attività da svolgere, organizzare appuntamenti e condividere queste informazioni con i colleghi su una rete di computer. Questo tipo di diario digitale è spesso considerato migliore dei calendari cartacei o dei libri di agenda giornaliera in termini di flessibilità e praticità. Gli utenti dell’agenda elettronica possono visualizzare i loro calendari in vari formati di ora in base alle loro esigenze e inoltre non devono continuare a sostituire le pagine del calendario cartaceo ogni anno. Diverse aziende utilizzano questi strumenti elettronici per facilitare le operazioni quotidiane e per tenere traccia dei piani per riunioni o progetti.
Il diario elettronico standard è spesso un’applicazione per computer desktop autonoma che può essere un software proprietario o open source. Molti professionisti e aziende hanno un marchio preferito per i loro giornali elettronici. Poiché anche il mobile computing è comune, sono disponibili diversi tipi di diari elettronici da utilizzare su computer portatili, telefoni cellulari e altri dispositivi portatili.
Alcuni tipi di diari sono basati sul Web anziché su applicazioni installate e queste opzioni sono popolari tra i professionisti impegnati che hanno bisogno di aggiornare i propri colleghi su questioni relative al lavoro mentre viaggiano tra le riunioni in luoghi diversi. I giornali in rete di solito consentono a gruppi di dipendenti di visualizzare gli orari degli altri tramite l’accesso all’account con una password. La maggior parte di questi diari digitali è inoltre dotata di connessioni e-mail come un altro mezzo per condividere calendari, elenchi e pianificazioni.
I calendari in un’agenda elettronica possono essere in formato orario, giornaliero, settimanale o mensile. Gli utenti possono spesso passare da una visualizzazione all’altra con un semplice clic del mouse o premendo un pulsante. Alcuni calendari diari sono specializzati per l’uso in determinati campi, come studi medici, studi legali o altri tipi di attività commerciali che programmano regolarmente appuntamenti con i clienti. Gli assistenti amministrativi spesso inseriscono quotidianamente in questi diari elettronici i dettagli relativi a questi appuntamenti. Un assistente medico può inserire le date e gli orari dei pazienti assegnati nel diario elettronico di un medico e un assistente di uno studio legale spesso fa lo stesso per i clienti di un avvocato.
Il software per riviste digitali viene spesso utilizzato per organizzare riunioni di lavoro che coinvolgono più persone. Un dipendente responsabile della pianificazione è in genere in grado di consultare l’agenda quotidiana di ciascun partecipante nell’agenda e organizzare l’incontro in un momento conveniente per tutti. La funzione di creazione elenco nel diario elettronico viene quindi spesso utilizzata per delineare gli argomenti da trattare nella riunione e l’elenco può essere inviato al resto dei partecipanti con lo stesso programma software.