L’archiviazione elettronica, denominata anche e-file, è l’alternativa all’archiviazione dei moduli fiscali cartacei. È spesso un metodo preferito perché i contribuenti possono avere una conferma più rapida dei moduli fiscali ricevuti, nonché pagamenti di rimborso più rapidi. L’archiviazione elettronica è spesso più accurata dei resi cartacei perché per eseguire i calcoli viene utilizzato un software, che aiuta a eliminare l’errore umano. Le agenzie fiscali locali e nazionali, come l’Internal Revenue Service, incoraggiano e accettano moduli fiscali depositati elettronicamente, nonché pagamenti online di eventuali imposte dovute. Queste agenzie spesso forniscono metodi sui loro siti Web per e-file delle tasse gratuitamente.
La possibilità di presentare le imposte in qualsiasi momento è spesso allettante per i contribuenti, soprattutto se le scadenze per la dichiarazione dei redditi sono imminenti. La registrazione elettronica è generalmente disponibile per i contribuenti sette giorni su sette a qualsiasi ora. L’alternativa è che i contribuenti inviino dichiarazioni cartacee. Per farlo spesso è necessario spedire il reso in un determinato momento per ricevere la data del timbro postale corretta. In questo scenario, non è possibile ricevere una rapida conferma dall’agenzia delle imposte che le tasse sono state ricevute e i moduli sono stati correttamente compilati. Quando i contribuenti e-file, vengono spesso informati di errori e della necessità di ripresentare i moduli fiscali.
I contribuenti possono presentare la dichiarazione elettronica direttamente alle agenzie fiscali o con l’aiuto di un servizio di preparazione fiscale. Ad esempio, i contabili di piccole imprese possono preparare ed emettere le tasse per conto di lavoratori autonomi o contribuenti aziendali dietro compenso, purché siano un fornitore autorizzato. I contribuenti che soddisfano determinati requisiti minimi e che devono presentare moduli fiscali personali possono usufruire dell’assistenza volontaria per l’imposta sul reddito, che può preparare e inviare le tasse gratuitamente. C’è anche un software fiscale basato sul web e desktop che le persone possono pagare e utilizzare per preparare ed emettere le tasse da sole. La maggior parte dei programmi software guida il contribuente attraverso la preparazione dei moduli necessari passo dopo passo e, su richiesta del contribuente, il programma invia le imposte alle agenzie fiscali competenti.
Quando i contribuenti emettono le loro tasse, spesso possono scegliere di ricevere un deposito diretto di rimborsi fiscali o pagare le tasse dovute utilizzando un prelievo con addebito diretto. I pagamenti delle tasse spesso non devono essere presentati contemporaneamente al deposito elettronico, a meno che le tasse non siano immediatamente dovute. In caso contrario, un contribuente può pagare e presentare moduli separatamente. Se le tasse sono dovute, è a vantaggio del contribuente inviare file elettronici per ottenere i pagamenti in tempo ed evitare sanzioni.
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