I registri di manutenzione sono note scritte che forniscono documentazione sulla manutenzione di un determinato pezzo di attrezzatura. La maggior parte delle volte, quando le persone parlano di questo tipo di documenti in un ambiente industriale, si riferiscono a rapporti e file formalizzati tenuti da proprietari di flotte, operatori di impianti industriali o altri uomini d’affari impegnati in qualche tipo di lavoro con le macchine. Tenere un registro adeguato dell’assistenza meccanica e delle riparazioni in questi scenari è generalmente considerata una buona pratica aziendale e può anche essere richiesta dalla legge. I registri sono particolarmente utili nella gestione della manutenzione perché aiutano le aziende a garantire che le loro apparecchiature siano mantenute in buone condizioni e offrono anche un modo per gestire e tenere traccia delle spese di riparazione e manutenzione preventiva.
Tuttavia, i record possono essere utilizzati anche da persone fisiche. Molte persone tengono registri dettagliati della manutenzione personale dell’automobile e possono anche registrare il servizio eseguito su elettrodomestici come unità di condizionamento dell’aria e generatori di riserva. Ciò può semplificare le riparazioni necessarie e può anche rendere la rivendita molto più agevole.
Perché sono tenuti?
Indipendentemente dalle specifiche dell’impostazione, la gestione dei record di manutenzione è spesso importante per una serie di motivi. Ad esempio, un programma di manutenzione può essere prezioso per assistere i tecnici dell’assistenza nella diagnosi di problemi ripetuti con una macchina o un veicolo. Inoltre, una buona documentazione aiuta i responsabili di reparto, i dipendenti e talvolta anche gli individui, a garantire che un’apparecchiatura funzioni in linea con le garanzie del produttore. Possono anche aiutare le aziende a monitorare quando un’attrezzatura deve essere sottoposta a manutenzione preventiva.
C’è anche una base di valore in tutto questo. Mantenere i macchinari in buone condizioni è uno dei modi migliori per proteggerli come investimento e documentare che la cura può rendere l’attrezzatura più desiderabile se mai venduta, poiché c’è la prova che è stata adeguatamente riparata. Questo vale sia per le imprese che per i privati. Le vendite di auto usate sono un buon esempio: le persone che possono dimostrare con registri dettagliati quanto spesso le loro auto sono state mantenute e revisionate possono spesso ottenere un prezzo più alto rispetto alle persone le cui auto sembrano funzionare bene, ma arrivano solo con promesse verbali.
Registri accurati possono anche essere un cuscinetto contro la responsabilità. Se un’azienda viene citata in giudizio in relazione a un’apparecchiatura difettosa, i registri dettagliati possono essere essenziali per supportare il caso dell’azienda e dimostrare, ad esempio, che vi era la dovuta diligenza.
Elementi principali e requisiti di base
I record personali sono solitamente i più facili da conservare e di solito sono poco più di un file contenente ricevute e rapporti diagnostici su cambi, servizi e riparazioni dell’olio del veicolo. Di solito sono inclusi anche i risultati di eventuali ispezioni di sicurezza o test sulle emissioni richiesti. Questi tipi di rapporti possono essere piuttosto informali; l’idea principale è quella di tenere un registro di cosa è successo alla macchina e quando. Possono essere semplici come un taccuino tenuto vicino alla macchina o un foglio di calcolo digitalizzato con rapporti scansionati e note specializzate.
Il processo per lo sviluppo di un piano di registrazione della manutenzione orientato al business è spesso un po’ più formalizzato. In primo luogo, l’azienda generalmente effettuerà un inventario di tutte le sue attrezzature. Qualsiasi articolo che deve essere periodicamente ispezionato o riparato dovrebbe essere incluso in questo elenco e assegnato un numero di tracciabilità. Il software di manutenzione può rivelarsi prezioso nell’aiutare le aziende a organizzare tutte queste informazioni. Indipendentemente dal fatto che i dati siano documentati elettronicamente o su supporto cartaceo, è generalmente considerata buona pratica conservare una copia di backup da qualche parte nel caso in cui i dati vengano persi o distrutti accidentalmente.
!
Dopo che l’inventario è stato completato, i record devono semplicemente essere aggiornati ogni volta che viene eseguito il lavoro. In generale, i registri dovrebbero documentare quale tipo di lavoro è stato svolto e quando è stato eseguito, nonché chi lo ha effettivamente eseguito. Quando si verificano ispezioni o test delle apparecchiature, la registrazione deve indicare se l’ispezione o il test hanno seguito le linee guida del produttore e le procedure operative dell’azienda. È inoltre possibile documentare le spese relative alla manodopera e ai ricambi per assistere i reparti nella previsione del budget.
Impostazioni di fabbrica
L’uso dei registri di manutenzione è particolarmente importante in un ambiente di fabbrica, dove viene utilizzato un gran numero di macchine costose ogni giorno. Questi registri possono aiutare a garantire che sia stata completata qualsiasi manutenzione appropriata dell’attrezzatura o dell’impianto in modo che le operazioni dell’impianto si svolgano senza intoppi. Ad esempio, su una macchina di fabbrica può essere conservato un registro di manutenzione che dettaglia qualsiasi riparazione o manutenzione. Questo registro può aiutare a evitare incidenti o arresti degli impianti causati da apparecchiature difettose.
Usi automobilistici e aeronautici
I registri sono anche una parte molto comune della manutenzione della flotta. Le aziende che noleggiano o possiedono grandi gruppi di camion, ad esempio, spesso hanno bisogno di tenere traccia di quali veicoli devono essere riparati o hanno potenzialmente bisogno di assistenza prima che vengano spediti per lunghi viaggi o chiamate di consegna. Lo stesso vale per gli operatori di flotte aeree; le compagnie aeree e le compagnie di jet commerciali sono spesso obbligate per legge a tenere registri accurati di tutti i servizi e le riparazioni di routine, in quanto ciò può aiutare a prevenire incidenti e problemi durante il volo.