La gestione dei dati anagrafici è la capacità di creare un collegamento comune a tutti i dati chiave tramite l’utilizzo di un file anagrafico. Il file master, a sua volta, funge da gateway per tutti i dati oltre a fungere da punto di riferimento comune nella supervisione dell’uso dei dati. L’uso della gestione dei dati anagrafici può aiutare a semplificare il processo di condivisione dei dati comuni tra diversi reparti o personale chiave, eliminando la necessità di più copie degli stessi dati che risiedono in diverse posizioni della rete.
La gestione dei dati anagrafici può anche venire molto di pari passo con l’organizzazione dell’accesso ai file anche in ambienti più complicati. Nel caso in cui un’azienda disponga di un numero di uffici in una vasta area geografica, l’uso di MDM può aiutare a rendere il recupero dei dati da qualsiasi posizione in modo rapido e semplice. Spesso, ciò si ottiene utilizzando credenziali di accesso crittografate che assicurano che i dati siano disponibili solo a coloro che richiedono l’accesso ai file master coinvolti. Utilizzando questo modello, è possibile per i reparti o gli uffici sincronizzarsi con il file principale che è mantenuto sul server aziendale e lavorare con i file necessari per svolgere le proprie responsabilità lavorative.
Mentre l’uso della gestione dei dati master funzionerà per un’azienda di qualsiasi dimensione, il vero vantaggio è per le aziende più grandi che mantengono più uffici o impianti di produzione. Invece di creare e utilizzare dati chiave separati da parte di ogni sito, il modello di gestione dei dati master consente a tutti di utilizzare gli stessi file. Ciò aiuta a ridurre le spese operative associate al mantenimento di una rete, elimina parte del lavoro coinvolto nella distribuzione delle informazioni e, in generale, porta a un ambiente di lavoro più efficiente per tutti gli interessati.
La bellezza della gestione dei dati master è che è possibile stabilire file master che forniscono un ampio accesso ai dati chiave, nonché file master che limitano l’accesso a determinati dati. Ad esempio, la gestione dei dati anagrafici potrebbe essere utilizzata per creare un file principale che consenta al personale di vendita di accedere ai dati contabili sui conti cliente assegnati a ciascun venditore, impedendo l’accesso ai dati di vendita relativi ai clienti serviti da altri venditori. Allo stesso tempo, un responsabile vendite regionale potrebbe avere accesso tramite la gestione dei dati anagrafici per visualizzare le entrate fatturate generate da tutti i venditori nella sua regione. Il direttore delle vendite aziendali a sua volta avrebbe accesso tramite la gestione dei dati anagrafici per visualizzare le informazioni su ciascuna regione di vendita e il relativo livello di produttività.