Il formato di documento portatile è una forma di file che consente la creazione di documenti elettronici utilizzando qualsiasi tipo di elaboratore di testi o software di supporti di stampa. Come bonus, il documento può essere condiviso con altri, che sono in grado di aprire e leggere il documento, indipendentemente dal software di elaborazione testi che utilizzano. Ecco alcune informazioni su come vengono creati i file PDF e perché sono una tale risorsa in una varietà di applicazioni.
I file PDF sono stati sviluppati da Adobe Systems e sono serviti come mezzo per le persone che utilizzano più sistemi di elaborazione testi per condividere i documenti finiti. Poiché sono in uso più pacchetti software di elaborazione testi che non sono compatibili tra loro, la necessità di un formato di file comune che tutti possano aprire e leggere è diventata il fulcro del software Adobe® Acrobat®.
Indipendentemente dal fatto che l’utente finale preferisca i word processor open source, Microsoft® o Corel®, i documenti possono essere creati nel programma prescelto, quindi salvati come file PDF. Con una suite Adobe® completa, è anche possibile creare il documento utilizzando il software Adobe® con lo stesso livello di facilità di qualsiasi programma di elaborazione testi. I file salvati possono essere condivisi con altri, che dovranno solo scaricare l’Adobe® Reader® gratuito per aprire e leggere il file.
Uno dei vantaggi dell’utilizzo di file PDF per distribuire documenti elettronici è che il file può essere bloccato contro la modifica da parte di altri, anche se dispongono del software Acrobat®. Ciò ha aumentato l’uso di PDF per applicazioni quali newsletter elettroniche, contratti, manoscritti di libri e rapporti finanziari. Poiché i documenti sono protetti, l’autore del documento mantiene un alto livello di controllo, anche quando il documento è stato distribuito ampiamente. Oltre all’uso frequente nel mondo degli affari, i PDF vengono spesso utilizzati anche per creare libri elettronici in vendita, riviste online e brochure elettroniche per organizzazioni senza scopo di lucro.
Sebbene i file PDF siano stati originariamente sviluppati da Adobe®, oggi sul mercato sono disponibili numerosi prodotti in grado di convertire fogli di calcolo, documenti di testo e quasi tutte le forme di software di scrittura elettronica in file PDF. In genere, questi prodotti possono essere incentrati sulla conversione di altri tipi di file in un formato PDF, piuttosto che sulla creazione di PDF da zero. Sebbene molti di questi prodotti sembrino funzionare bene, pochi di loro possono competere con le funzionalità di Acrobat per il prezzo. Quando si tratta di creare e leggere PDF, l’originale potrebbe essere ancora il migliore.