Ci sono un paio di modi diversi per affrontare una lettera di presentazione del questionario, ma in quasi tutti i casi vorrai includere un’introduzione del progetto, il motivo per cui stai chiedendo informazioni e un breve riassunto di cosa farai con i dati raccolti; di solito è anche una buona idea fornire una ragione o una spiegazione che possa incoraggiare le persone a continuare e rispondere a tutte le domande. Anche includere istruzioni ed eventuali linee guida speciali è di solito una buona idea e può essere utile anche fornire un numero di telefono o un indirizzo che le persone possono contattare per ulteriori informazioni. Il formato generale della lettera può essere formale o casuale a seconda del pubblico e dell’argomento, sebbene molte persone scelgano più di un formato di lettera commerciale. Questo può aiutare il pacchetto a sembrare ufficiale, conferendo al tempo stesso un certo grado di sicurezza e professionalità al progetto nel suo insieme.
Comprendi lo scopo della lettera
Spesso è una buona idea dedicare qualche minuto a pensare al questionario e ai suoi obiettivi prima di scrivere la lettera di presentazione. Dovrai considerare innanzitutto il motivo per cui stai inviando le domande e chi le riceve. Se tutti coloro che riceveranno il questionario se lo aspettano, puoi assumere un po’ più di familiarità rispetto a quanto sarebbe appropriato per i destinatari che sono più o meno casuali, o che non necessariamente conoscono te, la tua azienda o il progetto a tutti.
Imposta le informazioni di base
Dopo aver riflettuto sul pubblico e su come è probabile che i destinatari visualizzino i materiali, è ora di iniziare. La maggior parte degli autori di lettere inizia con informazioni di base, tra cui la data, il nome e l’indirizzo e le informazioni di contatto della società che commissiona il sondaggio. Alcune aziende scrivono i propri questionari, nel qual caso questo può ovviamente essere saltato; nel caso in cui l’indagine sia stata appaltata, tuttavia, l’introduzione di questi dettagli è solitamente importante fin dall’inizio. p>
Delinea il progetto
In generale, è una buona idea usare il primo paragrafo per presentare te stesso e la società committente. Includere dettagli sulla filosofia e le prospettive per aiutare a familiarizzare il destinatario con gli obiettivi dell’azienda e l’ambito del progetto. Quindi, nel paragrafo successivo, introduci il questionario stesso. Usa lo spazio per spiegare gli obiettivi e perché è stato commissionato. Se l’azienda sta cercando di sviluppare nuovi prodotti, ricevere feedback o sviluppare politiche, informa l’intervistato. È anche importante discutere come verranno utilizzate le risposte e se verranno mantenute riservate.
Fornire istruzioni
Il terzo paragrafo dovrebbe contenere i dettagli su come compilare il questionario e le eventuali istruzioni pertinenti. Ciò include qualsiasi limite di tempo per la risposta, le modalità di restituzione del questionario e la natura del formato del questionario. Se tutto o parte del questionario è online, assicurati di fornire l’indirizzo web corretto ed eventuali password o codici utente necessari.
Probabilmente vorrai anche prendere alcune frasi per discutere il tipo di risposte che stai cercando e cosa possono fare i destinatari se desiderano fornire ulteriori informazioni o feedback. Potresti spiegare se il sondaggio è tutto a scelta multipla o se richiede risposte dettagliate, ad esempio. Ad un certo punto di solito è anche necessario affermare che la restituzione del sondaggio serve come consenso all’utilizzo dei dati forniti.
Apprezzamento espresso
È comune usare l’ultimo paragrafo per esprimere il tuo apprezzamento per la risposta del destinatario. Riconoscere il tempo che l’intervistato impiegherà per compilare e restituire il questionario è di solito una buona idea, e se ci sono premi o estrazioni associati alle richieste completate, questo può essere un buon momento per informarne gli intervistati.
La maggior parte delle persone termina la lettera di presentazione del questionario con una chiusura come “Cordiali saluti” e di solito dovresti ripetere qui il tuo nome e titolo di lavoro. Una volta terminato, controlla il documento per errori di ortografia e grammatica, rileggilo, preparalo per la distribuzione.