Si bien los dos términos a veces se usan indistintamente, la web y la videoconferencia son en realidad dos productos de comunicación diferentes. Si bien ambos productos pueden utilizar video de alguna manera, cada uno tiene ciertas aplicaciones que los hacen ideales para situaciones específicas. La tecnología utilizada para la web y las videoconferencias también es ligeramente diferente, algo que debe tenerse en cuenta al elegir llevar a cabo una reunión que puede implicar el uso de cualquiera de los productos.
La videoconferencia es una herramienta diseñada para proporcionar exactamente lo que su nombre implica. Por lo general, este tipo de conferencia brindará la posibilidad a los participantes reunidos en dos o más lugares de verse y escucharse durante el transcurso de una reunión. Este tipo de reunión en tiempo real normalmente se facilita con el uso de un puente de videoconferencia que es capaz de soportar tanto una señal de audio como una transmisión de video en vivo. Dependiendo del nivel de sofisticación del equipo de video involucrado, tanto el moderador de la reunión como los asistentes pueden dividir la pantalla de visualización para ver a todas las partes simultáneamente.
Una diferencia clave entre la web y la videoconferencia es el equipo necesario para realizar una reunión. Si bien algunas empresas mantienen su propio equipo de videoconferencia, este puede ser un enfoque bastante costoso. Muchas empresas utilizarán las salas de conferencias disponibles localmente, generalmente realizando lo que se conoce como una certificación del sitio en algún momento antes de la reunión en vivo. Se trata simplemente de una prueba en la que el proveedor de la videoconferencia se conecta con cada una de las salas de conferencias para asegurarse de que el equipo es compatible con el puente de conferencias utilizado para orquestar la reunión, tanto en términos de la calidad de la transmisión visual como de la claridad de audio. Esto puede ser importante en varios escenarios, como tomar una declaración formal o llevar a cabo una reunión en la que la capacidad de ver caras es tan importante como las palabras que se pronuncian.
La conferencia web es una herramienta en línea que permite compartir datos y transmisiones de audio como parte de una reunión. Esos datos pueden estar en forma de algún tipo de video, pero también pueden incluir compartir documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Además, las conferencias web a menudo incluyen una gama más amplia de herramientas que un moderador puede utilizar para controlar una reunión. A diferencia de las videoconferencias, generalmente no se necesitan equipos especiales; se puede asistir a una conferencia web utilizando prácticamente cualquier computadora con conexión a Internet y una cantidad suficiente de recursos para respaldar la transferencia de datos. Las conferencias web pueden incluir transmisión de audio a través de la web o hacer uso de una conexión independiente a través de una línea telefónica.
Tanto la web como la videoconferencia son herramientas comerciales viables que son ideales para determinadas aplicaciones. Cuando la parte visual está en vivo, como para ayudar a los técnicos a ayudar a un cliente a reparar una pieza de maquinaria desde una ubicación remota, la videoconferencia en vivo es esencial. Al mismo tiempo, una conferencia web funcionará bien al mostrar una presentación o permitir que varias personas en ubicaciones remotas colaboren en un documento al mismo tiempo. Por lo general, también hay una diferencia de costo entre la web y la videoconferencia, siendo la opción de conferencia web la opción más asequible. Esto está cambiando rápidamente a medida que el costo de las videoconferencias y el equipo requerido continúan disminuyendo a medida que la tecnología más nueva hace posible esta opción para empresas aún más pequeñas.