Las regulaciones de montacargas comúnmente describen la edad y el grado de conocimiento requerido para los operadores. Puede haber requisitos relacionados con las características de seguridad de las máquinas. Los operadores suelen ser responsables de garantizar que las máquinas funcionen correctamente a diario. Los supervisores y otras autoridades tienden a tener la responsabilidad de determinar cuándo los operadores están en condiciones de conducir y asegurarse de que sigan las regulaciones mientras operan un montacargas.
Por lo general, existen regulaciones sobre montacargas que dictan quién puede usar este tipo de equipo. Por ejemplo, es común encontrar que el uso de carretillas elevadoras está sujeto a restricciones de edad, que pueden variar de una industria a otra. Por lo general, también existen regulaciones que requieren que las personas estén capacitadas sobre el uso y la seguridad adecuados. Para que la capacitación cumpla con las regulaciones de una jurisdicción, es posible que se requiera un examen de manejo exitoso además de la instrucción en el aula.
Dado que los montacargas pueden causar daños a personas distintas de los usuarios, las regulaciones pueden requerir que se usen letreros que identifiquen las áreas donde se usa el equipo. Las regulaciones pueden dictar el espaciado, la redacción o las imágenes en los letreros. Para proteger aún más la seguridad de los demás, es posible que se requiera que estas máquinas tengan características que produzcan ruido cuando se mueven en reversa. También puede ser necesario que estas máquinas tengan un cierto número y ubicación de espejos.
Los frenos de estas máquinas son a menudo un foco de las regulaciones de montacargas. Es posible que se requiera un cierto tipo de sistema de frenado o un cierto grado de rendimiento para que una máquina se considere compatible. Cuando un montacargas tiene frenos de aire, es posible que se requiera que los operadores tengan una certificación de frenos de aire además de su capacitación en montacargas. Por lo general, es responsabilidad del operador asegurarse de que la máquina esté en condiciones adecuadas de funcionamiento. Es posible que tenga que comprobar elementos como las luces y el inflado de neumáticos y realizar una inspección visual exhaustiva. Cuando se detecta que algo no funciona correctamente, es común que se requiera notación y que el problema se solucione antes de que la máquina pueda volver a utilizarse.
Las regulaciones de montacargas pueden hacer que sea responsabilidad de las personas en posiciones de autoridad, como gerentes y supervisores, determinar cuándo es seguro para las personas operar estas máquinas. Por ejemplo, puede ser una violación permitir que una persona que parece estar ebria o en una condición médica inadecuada opere un montacargas. También puede ser responsabilidad de las autoridades asegurarse de que los operadores cumplan con las regulaciones de montacargas mientras operan las máquinas. Esto incluye los requisitos de que siempre se usen cinturones de seguridad y que se respeten los límites de peso.