Los avances tecnológicos han permitido controlar los costes asociados a la gestión de la impresión. Las pequeñas empresas y las grandes corporaciones utilizan una variedad de estrategias para minimizar los costos de impresión. Los diferentes tipos de soluciones de administración de impresión disponibles incluyen autoimpresión, administración de impresión en línea, administración de impresión en red y administración de impresión externa.
Para el empresario o el propietario de una pequeña empresa, las soluciones de gestión de letra pequeña permiten imprimir cantidades limitadas de materiales utilizando equipos de oficina en casa, papel y suministros de tinta económicos. Los trabajos de impresión se pueden administrar a pequeña escala a través de pequeñas impresoras o máquinas de oficina multifunción conectadas a computadoras personales y redes domésticas. La gestión de la autoimpresión es más lenta y el tamaño del proyecto está limitado por la capacidad del equipo de oficina en casa, pero la calidad continúa mejorando con los avances en el equipo de oficina en casa.
Las soluciones de administración de impresión en línea están disponibles para cualquier persona, desde el profesional de la oficina en una oficina pequeña hasta los administradores de impresión a nivel corporativo. Muchos servicios de impresión y empresas de productos de oficina proporcionan algún tipo de interfaz en línea que permite imprimir proyectos individuales a gran escala cargándolos a través de Internet. Esto puede incluir trabajos como tarjetas de presentación, membretes, volantes, postales y materiales de marketing. Los trabajos de impresión se completan y envían en unos días. Las soluciones de administración de impresión en línea pueden ser una forma conveniente de realizar trabajos de impresión en menos tiempo sin tener que salir de la oficina.
Cuando una empresa requiere varios trabajos de impresión simultáneos de muchos departamentos, una solución de gestión de impresión en red puede ser adecuada. Las grandes máquinas comerciales se pueden ubicar de forma centralizada y conectarse en red con las computadoras de varios otros departamentos para que los trabajos se puedan enviar directamente a las impresoras y fotocopiadoras para un procesamiento más rápido. Los materiales impresos se pueden recoger o entregar a los usuarios en minutos, lo que hace que la solución de administración de impresión en red sea eficiente y reduce la necesidad de impresoras individuales en cada oficina.
Hay ocasiones en las que una gran empresa necesita que se complete un gran trabajo de impresión utilizando equipos de alta calidad para producir resultados de primer nivel para un evento importante, actividades de marketing o ventas. Cuando este es el caso, se pueden utilizar soluciones de gestión de impresión subcontratadas. Los trabajos se gestionan rápidamente y los proyectos a granel se pueden completar con menos costos cuando se subcontratan a una empresa de impresión. La misma empresa que se ocupa de las necesidades de impresión en línea también puede proporcionar soluciones para gestionar proyectos más grandes mediante un método subcontratado.