Un portal empresarial es un sitio web único que permite al personal acceder a una variedad de herramientas, programas y funciones. El portal está disponible a través de Internet y normalmente tiene presencia tanto pública como privada. El objetivo principal de un portal empresarial es proporcionar al personal acceso personalizado a la información y las herramientas necesarias en su puesto. Muchas empresas también utilizan el portal empresarial para comunicarse con el personal, compartir documentos y fomentar la colaboración.
Hay varias tecnologías diferentes que se pueden utilizar para crear un portal empresarial: Sun®, Microsoft Sharepoint® y SAP® son solo algunas de las herramientas de software más populares. Para admitir este tipo de tecnología, la organización necesita invertir importantes recursos en hardware informático para alojar un sitio web activo, certificados de seguridad para mantener la sección privada del portal y una herramienta de gestión de usuarios. Las habilidades necesarias para admitir este tipo de tecnología se encuentran a menudo en el personal de soporte de operaciones o en especialistas en hardware.
En la mayoría de las organizaciones, el portal empresarial se utiliza para mostrar funciones específicas o información al usuario desde el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). El portal es simplemente la puerta que se utiliza para acceder a estos sistemas. La programación necesaria para que la funcionalidad esté disponible a través del portal varía en función de la tecnología del ERP. Por ejemplo, un desarrollador de SAP® puede utilizar Java® o ABAP® para crear funciones de portal web para los usuarios.
A cada miembro del personal de la organización se le proporciona un nombre de usuario y una contraseña para acceder al portal. La autorización basada en roles se usa generalmente para determinar qué funciones puede realizar. Por ejemplo, todo el personal puede tener acceso automáticamente para ver su propio estado de cuenta, enviar formularios de reembolso de gastos y registrar solicitudes de vacaciones. Según la posición de la persona en la organización, también puede tener acceso a formularios de recursos humanos, administración de inventario o información financiera. Todo el acceso es gestionado por el mismo grupo que controla el acceso al sistema ERP.
Este tipo de tecnología se está volviendo cada vez más popular entre las empresas que desean brindar al personal acceso a herramientas a través de Internet, mientras mantienen los mismos controles actualmente vigentes. Desde la perspectiva del desarrollador, el portal empresarial es el método de entrega perfecto para los usuarios que no necesitan acceder al ERP a diario, sino que son usuarios más ocasionales. Esta funcionalidad también abre la puerta a paneles de análisis, métricas y otras herramientas de comunicación.