Le proposte commerciali possono assumere forme diverse a seconda della posizione, del settore e delle specifiche del progetto in questione, ma nella maggior parte dei casi il formato “standard” include una breve dichiarazione che riassume il progetto e il risultato atteso, seguito da sezioni dedicate a chi sarà fare il progetto, come sarà realizzato e perché viene proposto; le dichiarazioni che descrivono gli obiettivi di temporizzazione e i costi totali sono anche generalmente incluse. I progetti particolarmente complicati potrebbero richiedere diverse sottosezioni all’interno di queste categorie più ampie, sebbene molte di queste possano necessariamente variare. Di solito non esiste un unico formato che gli scrittori debbano adottare. La cosa più importante è assicurarsi che tutte le informazioni pertinenti siano fornite in modo da essere di facile lettura e comprensione.
Comprensione delle proposte in generale
Le persone scrivono proposte commerciali per molte ragioni, alcune più formali e serie di altre. L’idea di base è di solito la stessa, indipendentemente dalle circostanze, comunque. Le proposte sono documenti che definiscono una proposta commerciale specifica, in genere in grande dettaglio. Sono davvero comuni per le persone che avviano nuove attività e in questi casi vengono spesso inviati a investitori e altri con una partecipazione finanziaria. Nelle aziende affermate possono anche essere utilizzate per proporre cambiamenti nella struttura o nell’organizzazione o per suggerire nuove divisioni o dipartimenti. Molte società richiedono proposte formali per apportare modifiche.
A volte gli investitori e altri usano effettivamente le proposte commerciali come un modo per scegliere tra progetti concorrenti. Un proprietario immobiliare con un negozio in vendita, ad esempio, potrebbe sollecitare proposte da un numero di diversi potenziali acquirenti, quindi vendere al gruppo con il rapporto più impressionante o persuasivo. Le proposte possono anche aiutare gli appaltatori a trovare lavoro e ad assicurare clienti. Pertanto, ottenere la formattazione corretta e fare una buona impressione può essere molto importante.
Intestazioni e temi
Il formato standard della proposta commerciale generalmente include sia un’intestazione concisa, descrittiva che un’istruzione tematica. La dichiarazione tematica è la conclusione che l’individuo che prepara la proposta vuole raggiungere dopo aver esaminato la sezione. Ad esempio, una proposta per un piano di costruzione può indicare che la società che presenta la proposta dispone delle procedure, delle risorse e dell’esperienza necessarie per iniziare immediatamente il progetto, senza rischi. Successivamente, inizia la narrazione.
Coprendo le basi
Una volta introdotto il progetto, il primo elemento nella maggior parte delle proposte è una concisa identificazione di chi è responsabile dell’esecuzione effettiva. Questa sezione indica chi eseguirà il lavoro, chi lo gestirà e chi il cliente contatterà in caso di problemi; nella maggior parte dei casi indica anche chi è responsabile di quali compiti. L’elemento successivo è “Cosa”, che indica cosa deve essere fatto, quali requisiti sono necessari per completare il lavoro, cosa può aspettarsi il cliente e quanto costerà l’attività. È anche importante che chi scrive la proposta includa una nota su dove verrà eseguito il lavoro e dove avverrà la consegna.
Spiegare come sarà fatto il progetto
Il formato standard della proposta commerciale indica anche come il progetto sarà realizzato da una prospettiva fisica. Questo può anche essere riferito a “Metodi”, e di solito è visto come un piano d’azione. Include il modo in cui il lavoro verrà eseguito, il modo in cui il lavoro verrà gestito, il modo in cui il monitoraggio e la valutazione sistematici saranno raggiunti, il modo in cui il servizio clienti verrà raggiunto, il modo in cui il progetto andrà a beneficio del cliente e quanto tempo ci vorrà per completarlo. Le imprese spesso comportano rischi, quindi il modulo di proposta commerciale standard spiega anche come alleviare tali rischi. Gli scrittori sono spesso incoraggiati a fornire quanti più dettagli possibile e questa sezione può essere piuttosto lunga come conseguenza.
Definire quando e perché
Anche il tempismo è un elemento importante. Il formato standard della proposta di solito include anche una spiegazione di quando inizierà il progetto, quando saranno programmate tappe importanti, quando il lavoro sarà completato e quando è richiesto il pagamento. Alcune giustificazioni di queste scelte potrebbero anche essere utili.
Importanza di rimanere sull’argomento
Il formato standard della proposta commerciale è generalmente progettato per rispondere alle domande più probabili che un cliente o un investitore potrebbe avere. Spesso ha senso che le persone includano il maggior numero possibile di dettagli al fine di completare le loro proposte, ma allo stesso tempo è importante mantenere un focus preciso. Le migliori proposte restano in tema e mantengono le loro descrizioni limitate allo specifico progetto a portata di mano. I progetti passati, l’esperienza degli appaltatori e le dichiarazioni emotive di solito sono meglio esclusi fino a quando non saranno state richieste ulteriori informazioni.