Um reembolso de gás é um tipo de reembolso comercial que fornece um pagamento a um funcionário que compra gasolina durante uma viagem a negócios relacionados à empresa. Às vezes referida como reembolso de milhagem de gás, esta transação tem o objetivo de reembolsar o funcionário por despesas incorridas durante a realização de tarefas atribuídas pelo empregador. Um programa de reembolso de veículos pode funcionar de duas maneiras diferentes, dependendo se o funcionário usa um veículo pessoal ou de propriedade da empresa para a viagem ou se utiliza um carro alugado para a viagem.
Uma abordagem para o reembolso do gás é muitas vezes referida simplesmente como reembolso de quilometragem. Nesse cenário, o funcionário recebe acesso a um veículo de propriedade da empresa para a viagem de negócios ou aluga um carro que é usado para viagens de e para as instalações do cliente. Nesse cenário, o funcionário normalmente deve pagar pela compra de gasolina do bolso e reter os recibos da gasolina. Assim que a viagem é concluída, o funcionário inclui esses recibos em seu relatório de despesas e é reembolsado pela quantidade exata de gasolina que comprou durante a viagem.
Uma abordagem diferente para o reembolso do gás é freqüentemente usada quando o funcionário opta por dirigir seu veículo pessoal. Aqui, o foco está nas despesas gerais incorridas com o uso do veículo para viagens de negócios. Em vez de controlar o combustível comprado, o funcionário rastreia a distância percorrida durante a viagem. O empregador então reembolsa o funcionário com base na milhagem, normalmente a uma taxa fixa por milha, definida por uma agência reguladora governamental. Com essa abordagem, não há necessidade de controlar a quantidade de gasolina comprada, uma vez que o loteamento por quilômetro permite o uso da gasolina e também o desgaste do veículo.
É importante observar que, em alguns países, há uma distinção clara entre esses dois tipos de reembolso. Nessas configurações, o reembolso do gás se aplica apenas ao pagamento das despesas do bolso do funcionário em termos de combustível comprado durante a viagem. A cultura de negócios em outros países pode usar o termo para descrever um reembolso baseado na compra real de gasolina ou no pagamento de uma taxa fixa por milha percorrida. Nessas últimas nações, os termos reembolso de gás e reembolso de milhagem são freqüentemente usados alternadamente.