Despesas acumuladas são itens que uma empresa reconhecerá em seu livro-razão, mas não pagou em dinheiro. Isso representa essencialmente um passivo no livro-razão da empresa. Por exemplo, uma empresa pode incorrer em cobranças de serviços públicos, mas o ciclo de faturamento de muitas empresas de serviços públicos significa que a despesa não é registrada nos livros da empresa. O gerente de contabilidade, portanto, estimará a despesa da concessionária e provisionará o valor da despesa.
Muitas empresas acumulam despesas para criar uma imagem precisa de sua receita líquida. A demonstração de resultados representa todas as receitas de vendas, custo das mercadorias vendidas e despesas de um período de tempo específico. A não inclusão de todas as despesas do período contábil resultará em maior lucro líquido reportado para o período contábil. Isso pode induzir os investidores ou outras partes interessadas a pensar que a empresa gerou mais receita do que realmente gerou. Os proprietários e gerentes de empresas também podem ter problemas para revisar essas informações de um ponto de vista histórico. Deixar de relatar despesas acumuladas pode fazer com que a administração da empresa pense que um determinado período de tempo é mais lucrativo do que outros.
Muitos tipos de despesas acumuladas existem na esfera contábil. Salários, imposto de renda ou folha de pagamento, pagamento de juros, serviços públicos e outras despesas operacionais geralmente se enquadram nesta categoria. Embora não seja necessariamente algo ruim, as despesas acumuladas podem ser um sinal de práticas contábeis inadequadas. Basicamente, o acúmulo de itens no livro razão indica que a empresa não tem informações suficientes para registrar as transações ou que há atrasos no fluxo de trabalho contábil. Do lado das despesas, o departamento de contas a pagar é responsável por pagar as contas e registrar as despesas. As empresas que acumulam muitos itens de despesas podem indicar problemas de fluxo de caixa dentro da empresa.
As empresas que registram várias despesas acumuladas também podem acabar tendo que ajustar seu livro de contabilidade para quaisquer erros de cálculo. Muitas despesas provisionadas são estimativas de despesas esperadas. Deixar de usar uma fórmula adequada ou registrar um valor incorreto pode resultar em um valor em dólares deixado no livro-razão. Como a provisão representa um passivo, os valores restantes indicam que a empresa ainda deve dinheiro a um vendedor, fornecedor, agência governamental ou funcionário. Por exemplo, se o gerente de contabilidade estimar $ 1,000 dólares americanos (USD) em despesas de serviços públicos, mas a conta é na verdade de $ 950 dólares, haverá $ 50 dólares restantes na conta de provisão. As empresas que não conseguirem limpar as contas deixarão isso no livro-razão e informarão que esses $ 50 extras são devidos pela empresa.