La fatturazione elettronica si riferisce alla pratica di inviare una fattura via e-mail, invece di inviare una fattura cartacea o una fattura per posta. Le aziende spesso offrono ai propri clienti la possibilità di ricevere la loro fattura o fattura elettronicamente o tramite posta ordinaria. La fatturazione elettronica offre vantaggi e svantaggi sia per le aziende che utilizzano questo metodo di fatturazione sia per i loro clienti.
Uno dei principali vantaggi dell’utilizzo della fatturazione elettronica è il risparmio sui costi. Salva il business che sta inviando fatture di carta e inchiostro per creare fatture e buste e affrancatura per spedirle. La fatturazione elettronica in genere utilizza un software di fatturazione che invia le fatture in base al programma, in modo da risparmiare tempo per i dipendenti. Quando l’azienda taglia i costi utilizzando fatture elettroniche, può trasferire alcuni di questi risparmi sui costi ai propri prodotti o servizi dell’azienda.
Anche ricevere una fattura elettronica è molto più conveniente per i clienti di pagare. Alcune aziende includono un collegamento direttamente nella fattura elettronica che consente al cliente di pagare direttamente dall’e-mail. Altre società hanno accordi con banche che offrono servizi di pagamento delle bollette ai propri clienti bancari. La fattura elettronica è un promemoria per il conto bancario del cliente e quindi il cliente può pianificare il pagamento tramite il pagamento della fattura online con la propria banca.
Le fatture elettroniche e i pagamenti elettronici consentono al cliente di risparmiare tempo e denaro. È più veloce e meno costoso che dover scrivere un assegno e pagare le spese postali per spedirlo. Riduce inoltre gli sprechi di carta e il disordine in casa, poiché le dichiarazioni sono in genere archiviate online dall’azienda.
Per l’azienda che utilizza fatture elettroniche, significa anche che ricevono il pagamento molto più velocemente. In genere, quando viene inviata una fattura elettronica e il cliente effettua il pagamento elettronicamente, fornisce l’immediata ricezione del denaro all’azienda.
Mentre la fatturazione elettronica presenta molti vantaggi per aziende e clienti, presenta alcuni inconvenienti. Alcuni clienti hanno problemi a ricevere le fatture elettroniche a causa dei filtri antispam dei provider di servizi Internet (ISP) di posta elettronica. Se il cliente non riceve la fattura elettronica, potrebbe dimenticare di pagare la fattura e questo può mettere in moto commissioni e addebiti in ritardo.
La sicurezza è un altro problema di cui i clienti possono avere paura quando utilizzano la fatturazione elettronica. Finché l’azienda utilizza un server sicuro per inviare la fattura e ricevere pagamenti elettronici, è sicuro ricevere fatture ed effettuare pagamenti online.