O controle orçamentário é o processo de desenvolver um plano de gastos e, periodicamente, comparar os gastos reais com esse plano para determinar se ele ou os padrões de gastos precisam de ajustes para se manterem no caminho certo. Esse processo é necessário para controlar os gastos e atender a diversos objetivos financeiros. Os governos dependem fortemente do controle orçamentário para administrar seus gastos, e essa técnica também é usada por empresas e também por pessoas físicas, como chefes de família que desejam ter certeza de que viverão com suas posses.
A primeira etapa do controle orçamentário envolve a definição do escopo do projeto ou programa e o desenvolvimento de estimativas de custos detalhadas. Um governo pode precisar fazer um orçamento para construir uma nova ponte, enquanto algo como um orçamento doméstico cobre as despesas domésticas por um período indefinido de tempo. Isso resulta na criação de um orçamento, um documento que detalha quanto dinheiro pode ser dedicado a diferentes aspectos do projeto, com base nas despesas e receitas projetadas. O orçamento é um roteiro financeiro.
Usando o orçamento como base, o trabalho pode começar. Periodicamente, os contadores comparam o orçamento com as despesas reais e anotam quaisquer discrepâncias. Na construção de pontes, os custos dos materiais podem aumentar além da inflação contabilizada no orçamento original, criando um estouro de custos. Por outro lado, uma empresa pode economizar dinheiro em parte de um projeto porque custa menos do que o esperado originalmente. Todas as variações são anotadas e discutidas. Se eles se tornarem extremos, medidas de controle orçamentário podem entrar em ação.
Uma opção é mudar os hábitos de gastos para fazer com que as despesas reais se encaixem no orçamento. Para um orçamento familiar, por exemplo, uma família pode decidir suspender os serviços de televisão para manter as despesas com entretenimento dentro do valor alocado no orçamento. Esse controle orçamentário usa austeridades para cumprir as metas financeiras e manter os gastos de acordo com o orçamento original.
Em outros casos, ajustes no comportamento de gastos podem não ser possíveis. Em vez disso, é necessário um orçamento revisado. Isso pode acontecer quando a inflação eleva tanto os preços que não é possível ficar dentro do orçamento original, exigindo uma revisão para prever o desempenho financeiro com mais precisão. As revisões podem revelar a necessidade de financiamento adicional, forçando os responsáveis pelo controle orçamentário a descobrir de onde virá esse dinheiro. Isso pode incluir assumir dívidas, cortar o escopo de um projeto ou transferir fundos de outro projeto ou programa para mantê-lo funcionando. Uma empresa, por exemplo, poderia remover parcialmente fundos de um departamento para levar a cabo a conclusão de um produto importante.