En général, une demande d’achat est un formulaire qui demande l’achat d’un article. Ces commandes sont souvent utilisées par les grandes entreprises et organisations pour gérer les achats et les coûts. Un service de traitement central, souvent appelé service des achats, évalue généralement les commandes et détermine d’où elles proviennent. Une fois que cela est déterminé, la commande de demande d’achat est généralement convertie en une commande d’achat pour se procurer les articles demandés à un fournisseur.
Les bons de commande se présentent souvent sous forme de formulaires papier ou de documents en ligne. Dans les deux cas, les formulaires nécessitent les mêmes types d’informations, telles que le nom et le service du demandeur, les numéros de compte applicables, les numéros de pièce et les descriptions des articles demandés, et tout fournisseur suggéré auprès duquel s’approvisionner en produits. S’ils sont en ligne, les formulaires peuvent être soumis par voie électronique via un logiciel de réquisition spécial, ou ils peuvent devoir être imprimés et envoyés comme des formulaires papier traditionnels.
En règle générale, le processus d’achat commence au niveau individuel ou départemental. Par exemple, si un employé a besoin d’un nouvel ordinateur portable, il peut être tenu de soumettre une demande d’achat pour celui-ci. Dans le cas de commandes individuelles comme celle-ci, le formulaire doit souvent être préalablement approuvé par un responsable ou un chef de service avant d’être envoyé à un service d’achat centralisé pour une évaluation plus approfondie.
Lorsqu’une demande d’achat arrive à un service des achats, elle est souvent évaluée pour voir si l’article est vraiment nécessaire et s’il y a de l’argent alloué pour cela. Si ces conditions sont remplies, le service des achats déterminera alors généralement d’où provient l’article, en utilisant une liste de fournisseurs de confiance. Dans le cas d’achats coûteux, ils peuvent solliciter des offres auprès de plusieurs fournisseurs pour trouver les conditions les plus compétitives. La préférence peut être donnée à tout fournisseur cité sur le formulaire de demande, bien que certains services d’achat aient le pouvoir de prendre la décision finale d’approvisionnement en fonction de ce qui est le mieux pour l’organisation. Une fois les derniers détails approuvés, un bon de commande est généralement émis pour conclure la transaction avec le fournisseur choisi.
En soi, un ordre de demande d’achat n’a souvent aucun pouvoir d’achat officiel. C’est généralement le bon de commande final qui constitue un contrat entre l’entreprise et le vendeur. Certaines organisations peuvent cependant utiliser les bons de commande de manière interchangeable avec les bons de commande. Dans ces cas, la demande d’achat peut être utilisée directement avec le fournisseur comme contrat d’achat d’un article particulier, sans qu’un bon de commande secondaire ne soit requis.