Por lo general, se contrata a un coordinador de ventas de eventos para organizar la venta de entradas para un evento especial o para administrar el proceso de ventas para las empresas que realizan eventos regularmente. En ambos casos, el coordinador de ventas del evento es una parte integral del ?xito financiero del evento y, por lo general, debe cumplir con objetivos de ventas espec?ficos. La administraci?n y el servicio al cliente tambi?n son partes importantes del trabajo.
Los eventos especiales tienen una estructura financiera que depende de la venta de entradas. No solo es necesario vender las entradas, sino que tambi?n deben venderse antes del evento. Los eventos generalmente dependen de la venta anticipada de entradas para proporcionar flujo de efectivo, por lo que los organizadores del evento pueden pagar por adelantado los recursos para que el evento sea un ?xito. La persona que coordina la venta de boletos se considera uno de los empleados m?s importantes del equipo organizador.
Con eventos especiales ?nicos, el coordinador de ventas de eventos generalmente es responsable de dise?ar un plan de venta de boletos. Este plan detalla c?mo funcionar? el proceso de solicitud de ventas, c?mo involucrar a las partes involucradas y la perspectiva de nuevos mercados, y el momento anticipado de las entradas de efectivo. El coordinador tambi?n debe supervisar el proceso administrativo en torno a la recolecci?n de dinero, el registro de ventas y la presentaci?n de comprobantes de compra.
La administraci?n del proceso de ventas puede implicar la configuraci?n de varios m?todos de pago, asegurando que el pago se pueda hacer a trav?s de Internet y procesando el pago en un sistema electr?nico de gesti?n de invitados. Los eventos generalmente tienen niveles de participaci?n que cuestan diferentes cantidades. Para un evento, una de las cosas m?s importantes que debe asegurarse despu?s de promover la venta de entradas es que las personas que han pagado pueden identificarse adecuadamente en el nivel apropiado de participaci?n el d?a del evento. Todo esto generalmente se incluye en la descripci?n del puesto del coordinador de ventas del evento.
Los coordinadores de ventas tambi?n deben brindar un servicio al cliente impecable y administrar el back-end del evento. Debe asegurarse de que los asistentes se retiren preparados para registrarse nuevamente en el evento al a?o siguiente, si contin?a anualmente. El coordinador de ventas del evento concilia el papeleo, informa sobre las cifras de ventas finales y se prepara para los esfuerzos de ventas del pr?ximo a?o, si corresponde.
Otro tipo de escenario de evento que emplea a un coordinador de ventas es el departamento de catering de un restaurante o sal?n. Este tipo de establecimientos sirven a grupos que reservan el servicio para ocasiones especiales. En este escenario, el coordinador de ventas del evento siempre est? ocupado con un nuevo grupo, en lugar de un evento especial de una sola vez. Es responsable de reservar grupos y gestionar la venta de alimentos y bebidas cuando llegan. El coordinador se asegura de que los alimentos que se consuman se facturen correctamente al cliente y concilia el evento con el consumo de efectivo al final del d?a.