Afin d’envoyer facilement des données d’un répondeur vers un courrier électronique, vous devez configurer un système dans lequel vous utilisez un service de messagerie vocale numérique, plutôt qu’un répondeur standard. Les répondeurs agissent généralement comme des appareils distincts qui peuvent être connectés à votre téléphone ou sont développés dans le cadre d’un téléphone qui enregistrent les messages des appels entrants et enregistrent ces messages pour une lecture future. Ce type de système ne s’interface pas ou ne fonctionne pas nécessairement avec des composants en ligne, ce qui rend difficile le transfert de messages d’un répondeur vers un compte de messagerie.
Lorsqu’il s’agit de transférer des données d’un répondeur vers un courrier électronique, le principal problème qui se pose est la capacité des différents systèmes à communiquer. Un répondeur est généralement un appareil physique utilisé pour enregistrer et sauvegarder les messages des appelants. Ces machines sont généralement connectées à une ligne téléphonique et peuvent être un appareil séparé connecté à un téléphone ou peuvent être intégrées à un téléphone. Étant donné que les répondeurs sont conçus pour fonctionner principalement avec les téléphones, il n’y a pas beaucoup de modèles destinés à être utilisés avec les systèmes de messagerie.
Certains dispositifs ont été introduits pour permettre aux répondeurs d’utiliser des formats d’informations numériques et d’envoyer des messages à un système informatique, mais ceux-ci sont souvent peu fiables et peuvent ne pas toujours être disponibles. Plutôt que d’essayer d’envoyer des informations de votre répondeur par courrier électronique, vous devriez envisager d’utiliser un service de messagerie vocale. Vous pouvez choisir un service de messagerie vocale en ligne ou qui utilise un logiciel que vous installez sur un ordinateur. Lorsqu’un appel entrant est reçu auquel vous ne pouvez pas répondre, le système transfère l’appel au système informatique et un message est enregistré.
Le système informatique peut alors envoyer un message à votre courrier électronique, de la même manière que vous souhaitez probablement que les messages soient envoyés de votre répondeur au courrier électronique. Différents systèmes peuvent envoyer différents types de messages, bien qu’il s’agisse généralement simplement d’une alerte qui vous avertit que vous avez un message vocal. Vous pouvez ensuite consulter votre messagerie vocale à distance en vous connectant au service de messagerie vocale et en récupérant votre message. Il existe un certain nombre de systèmes qui vous permettent d’utiliser la messagerie vocale et le courrier électronique, souvent plus facilement que d’essayer d’envoyer des données d’un répondeur vers un courrier électronique, et certains systèmes peuvent inclure des fonctions d’identification de l’appelant ainsi que la possibilité de transférer des appels vers un téléphone mobile. .