Es gibt viele Kategorien von Gehaltsabrechnungssachbearbeitern, die alle Computerkenntnisse, Geschäftssinn und die strikte Einhaltung der Vertraulichkeit erfordern. Wer in die Buchhaltung einsteigen möchte, findet einen Einstiegsjob als Lohnbuchhalter oder Assistent und arbeitet sich bis zu einer Führungs- oder Aufsichtsposition hoch. Andere, die entweder einen Associate-Abschluss oder einen Bachelor-Abschluss in Rechnungswesen oder Betriebswirtschaft haben, finden möglicherweise eine Stelle als Gehaltsverwalter, Manager oder leitender Arzt.
Ein Gehaltsbuchhalter-Assistent ist einer der Einstiegsjobs für Gehaltsbuchhalter für Personen, die daran interessiert sind, Datensätze zu berechnen und zu pflegen, die Vergütungen, Unternehmensgewinnen, Steuern und Ausgaben entsprechen. Auf dieser Ebene kann ein Lohnbuchhalter die Stunden und Löhne der Mitarbeiter berechnen, Steuereinbehalte, Sozialversicherungszahlungen einbehalten und Gehaltsschecks ausstellen. In einem Unternehmen, das Mitarbeiteraufzeichnungen und -stunden über Computersysteme verwaltet, kann der Lohnbuchhalter dafür verantwortlich sein, die Richtigkeit der Daten, einschließlich der Urlaubs- und Krankenstände der Mitarbeiter, zu überprüfen, bevor die Gehaltsabrechnungen verarbeitet werden. Für diese Stelle ist in der Regel nur ein Abitur erforderlich, da viele Arbeitgeber eine berufsbegleitende Ausbildung anbieten, aber ausgezeichnete mathematische Fähigkeiten sind erforderlich. Ein idealer Kandidat hat eine Art Büroerfahrung.
Ein Lohnbuchhalter oder Analyst ist ein komplexerer Job als der Gehaltsbuchhalter auf Einstiegsebene. Dieser Job erfordert, dass der Mitarbeiter Abfragen durchführt, die Gehaltsabrechnungsabteilung bei komplexen Transaktionen berät, interne Audits leitet und Material organisiert und externen Auditoren präsentiert. Ein Kandidat für diese Art von Job verfügt in der Regel über einen Bachelor-Abschluss in Rechnungswesen und mindestens zwei Jahre Erfahrung in diesem Bereich. Arbeitgeber, die diese Art von Gehaltsabrechnungssachbearbeiter-Jobs besetzen möchten, bevorzugen in der Regel eine grundlegende Gehaltsabrechnungszertifizierung (FPC).
Auf der Seite der Informationstechnologie können größere Abteilungen Gehaltsabrechnungsmitarbeiter haben, die sich auf die Dateneingabe konzentrieren. Diese Personen werden normalerweise als Datenverarbeiter oder Eingabebetreiber bezeichnet. Im Allgemeinen sind für diese Jobs als Lohnbuchhalter keine Kenntnisse der Gehaltsabrechnung erforderlich, jedoch ist eine gewisse Erfahrung in der Dateneingabe erforderlich.
In einer Organisation mit mehr als drei Mitarbeitern in der Buchhaltungsabteilung können Gehaltsabrechnungsjobs verschiedenen Ebenen von Buchhaltungspraktikern oder Gehaltsbuchhaltern zugewiesen werden. Berufsanfänger befolgen in der Regel die Standardverfahren für die Führung und Ausstellung von Gehaltsabrechnungen und Aufzeichnungen, während ein leitender Praktiker in der Regel komplexere Aufgaben übernimmt und Einstiegs- und mittlere Buchhaltungsmitarbeiter innerhalb der Abteilung ausbildet. Häufig werden die Jobs als Lohnbuchhalter in einem sehr großen Unternehmen nach Fachgebieten kategorisiert. Einige Sachbearbeiter kümmern sich beispielsweise nur um bestimmte Bereiche der Gehaltsabrechnung, wie beispielsweise jährliche Bonusprogramme oder Verkaufsprovisionen.
Wenn Unternehmen wachsen und expandieren, müssen Gehaltsbuchhalter die Aufzeichnungen führen, die mit größeren Abteilungen, Leistungen und der Einstellung von Mitarbeitern verbunden sind. Während sich die routinemäßigen Teile dieser Art von Job wiederholen, findet ein Lohnbuchhalter, während er seine Fähigkeiten und Praxis erweitert, oft viele Möglichkeiten, mit einem Unternehmen zu wachsen. Jemand, der sich diesem Bereich widmet, kann möglicherweise eine Position im Gehaltsabrechnungsmanagement erwerben.