Ein Aktenkoordinator ist eine Person, die entweder Papierakten, elektronische Akten oder beides organisiert und verwaltet. Diese Personen sind in der Regel bei staatlichen Institutionen, Universitäten oder medizinischen Einrichtungen beschäftigt. Um diese Aufgabe effektiv ausführen zu können, muss ein Aktenkoordinator äußerst organisiert sein und Vertraulichkeit wahren. Zu den üblichen Arbeitsaufgaben im Zusammenhang mit dieser Position gehören das Einreichen von Formularen, der Zugriff auf Formulare für Einzelpersonen, die Überwachung von Untergebenen, das Einholen der erforderlichen Daten für Berichte und das Erstellen von Berichten.
Die routinemäßige Einreichung von Formularen ist eine der grundlegendsten Aufgaben eines Aktenkoordinators. Jedes Mal, wenn ein Formular archiviert werden muss, liegt es an ihm, es zu klassifizieren und an der richtigen Stelle zu platzieren. Diese Pflicht erfordert, dass ein Koordinator für Aufzeichnungen organisiert ist und gründliche Kenntnisse der Aufzeichnungen hat, die er führt. Darüber hinaus muss er die Aufzeichnungen konsistent organisieren, um sicherzustellen, dass sich alle Formulare an der richtigen Stelle befinden. In einigen Fällen muss er möglicherweise nach einer bestimmten Frist auch gelegentlich bestimmte Aufzeichnungen, wie z. B. Rechtsdokumente, vernichten.
Der Zugriff auf Datensätze für Einzelpersonen ist ebenfalls ein großer Teil dieser Arbeit. Wenn er beispielsweise an einer Universität arbeitet, muss er möglicherweise Studentenakten suchen, um Informationen zu sammeln. Wenn er in einer staatlichen Einrichtung arbeitet, muss er möglicherweise auf rechtliche Dokumente zugreifen. Dieser Aspekt der Arbeit erfordert absolute Vertraulichkeit, daher ist es wichtig, dass ein Datenkoordinator keine Informationen an unbefugte Personen weitergibt.
Auch die Beaufsichtigung von Untergebenen ist üblich. In kleineren Abteilungen darf er nur eine Handvoll Mitarbeiter betreuen. In größeren hat er möglicherweise einen ziemlich großen Stab, der dabei hilft, genaue und organisierte Aufzeichnungen zu führen. Dieses Element des Jobs erfordert eine Person mit soliden Führungsqualitäten und der Fähigkeit, eine Abteilung zu leiten.
Ein weiterer Teil der Tätigkeit als Records Coordinator besteht darin, die notwendigen Daten für Berichte zu erhalten. Wenn er beispielsweise für eine staatliche Institution arbeitet, muss er möglicherweise Informationen finden, um einen Haushaltsbericht zu erstellen. Diese Praxis umfasst das Auffinden relevanter Dokumente und das Extrahieren der erforderlichen Daten. Das Ansammeln von Daten kann manchmal mühsam und zeitaufwändig sein, wenn es sich um eine große Menge an Dokumenten handelt.
Darüber hinaus muss der Aktenkoordinator auch Berichte erstellen, nachdem die erforderlichen Daten gefunden wurden. In den meisten Fällen erfordert dies, dass er Daten in einen Computer eingibt. Anschließend druckt er Diagramme oder Grafiken aus, die Datentrends erklären. Sobald er die Diagramme oder Grafiken erhalten hat, teilt er die Informationen in der Regel mit relevanten Personen entweder persönlich oder per Online-Korrespondenz.