Ein Auftragssachbearbeiter bearbeitet Kundenaufträge. Er oder sie kann in einem Einzelhandelsgeschäft oder Großhandelslager arbeiten. Ein Hauptschulabschluss oder ein gleichwertiger Abschluss sowie guter Kundenservice und mathematische Kenntnisse sind in der Regel erforderlich, um als Auftragssachbearbeiterin zu arbeiten. Auftragssachbearbeiter müssen normalerweise Computer-Tabellenkalkulationsprogramme verstehen und mit verschiedenen Arten von Verarbeitungssoftware arbeiten.
Die Bestellungen der Kunden können vom Sachbearbeiter telefonisch, per Computer oder per Post entgegengenommen werden. Alternativ kann eine Aufsichtsperson die Aufträge zur Bearbeitung an den Auftragssachbearbeiter ausgeben. Auftragssachbearbeiter oder Vorgesetzte überprüfen zunächst das Konto der bestellenden Person oder Firma, um sicherzustellen, dass keine ausstehenden Rechnungen vorhanden sind und die Kreditgenehmigung genehmigt wurde.
Die Überprüfung von Listen mit verfügbaren Lagerbeständen wird routinemäßig von Auftragssachbearbeitern durchgeführt. Wenn der Auftragssachbearbeiter die Bestellung eines Kunden nicht vollständig ausführen kann, weil etwas nicht vorrätig ist, müssen die Unternehmensrichtlinien in dieser Situation befolgt werden. In einigen Unternehmen muss der Sachbearbeiter den Kunden benachrichtigen, während der Besteller in anderen eine höfliche Entschuldigung für den nicht vorrätigen Artikel und einen Lieferrückstand hinzufügt. Ein Rückstand ist ein Branchenbegriff für die Lieferung einer derzeit nicht auf Lager befindlichen Bestellung eines Kunden zu einem späteren Zeitpunkt. Wenn zu viele Kundenbestellungen Rückstände erfordern, gilt die Bestandsverwaltung als schlecht und der Kundenservice leidet oft.
Die Überprüfung der Preise ist eine weitere Aufgabe der meisten Auftragssachbearbeiter. Der Sachbearbeiter muss sich vergewissern, dass die Rechnungen jedes Kunden genaue Preisangaben enthalten, da einige Kunden möglicherweise Sonderrabatte für den Einkauf in großen Mengen erhalten. Eine Rechnung ist ein Firmendokument, das die Preise und die Menge der gekauften Produkte auflistet. Es beinhaltet Steuern sowie Versand- oder sonstige Gebühren. Sofern es sich nicht um ein kleines Unternehmen handelt, leitet der Auftragssachbearbeiter die Rechnungen in der Regel an einen Fakturierungssachbearbeiter weiter; In kleineren Unternehmen können die Auftragssachbearbeiter jede Rechnung mit einem Computersystem bearbeiten.
Die Bearbeitung von Kundenreklamationen und die Nachverfolgung von Aufträgen sind notwendige Aufgaben eines Auftragssachbearbeiters. Aus diesem Grund müssen Auftragssachbearbeiter über erstklassige Fähigkeiten im Kundenservice verfügen. Sie müssen Probleme wie fehlende Sendungen, ungenaue Preise oder der Kunde, der den falschen Artikel erhält, ruhig und effizient lösen. Der Job eines Auftragssachbearbeiters kann hektisch werden, da er im Laufe eines typischen Arbeitstages mehrere Kundenprobleme lösen muss.
Auftragskaufleute arbeiten in den meisten Branchen. Ihre Gehälter variieren stark, abhängig von ihren Aufgaben und ihrer langjährigen Erfahrung. Einige Auftragssachbearbeiter werden zu Lagerleitern oder technischen Experten in ihrer Branche befördert. Ein Auftragssachbearbeiter arbeitet zum größten Teil zu regulären Geschäftszeiten und erhält Leistungen wie Krankenversicherung, Altersvorsorge und Urlaubsgeld.